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Apotool & Box for Dentist

患者さんの利便性向上とスタッフの業務効率化を実現する ペーパーレス医院運営の秘訣とは?

みわ歯科クリニック船橋

千葉県船橋市の船橋駅にて開業されている、みわ歯科クリニック船橋様。治療して終わりではなく、「健康を生涯維持していく」ことを見据えた診療を心がけており、むし歯や歯周病の治療、審美、矯正治療、インプラント、エイジングケアなど幅広く対応しています。

みわ歯科クリニック船橋様では、2022年12月の開業と同時に、「Apotool & Box」(以下アポツール)、およびデジタルサブカルテ「Medical Box Note」を導入いただき、ペーパーレスで効率的な医院オペレーションを実現しています。

今回は、院長の三輪 恭啓(みわ やすひろ)先生とスタッフの方々にアポツール、およびMedical Box Noteを導入し、どのようにペーパーレスでの医院運営を行なっているのかお話を伺いました。

課題
  • ペーパーレス管理によって、スタッフの業務効率化を図りたい
  • 限られた院内スペースの有効活用し、導線をスムーズにしたい
  • 患者さんの利便性を向上させたい
解決策
  • アポイントとサブカルテを1つのツールでデジタル管理
  • サブカルテのペーパーレス化により、カルテ庫が不要に
  • チェアサイドでの予約取得、Web予約機能の活用
効果
  • スタッフ全員がアポイントや患者さんの治療内容をすぐに確認できるようになり、スムーズなオペレーションを実現
  • カルテ庫がなくなり、別のスペースとして活用することで院内導線を最適化
  • 患者さんの受付での待ち時間や予約の手間が減り、利便性が向上

ペーパーレス歯科医院を実現するため、開業と同時にアポツールを導入

開業と同時にアポツールをご導入された背景を教えてください。

開業するにあたって、完全ペーパーレスの医院にしようと考えていました。そのためには、レセコンとのデータ連携ができて、さらには総合的に一元管理が可能なツールを探していました。

アポイントシステムとサブカルテはそれぞれ別のツールを導入して管理することを検討していたのですが、ちょうど開業のタイミングでアポツールのサブカルテ機能Medical Box Noteがリリースされました。それであれば、アポイントもサブカルテも全部同じツールで完結できると思い導入することにしました。

また知り合いの先生がアポツールを導入しており、「とても良い」という話を聞いていたので、安心して決められました。

みわ歯科クリニック船橋 院長 三輪 恭啓先生

使い心地はいかがでしょうか。便利な点や気に入っている機能などがあれば教えてください。

患者さんへの自動メッセージ送信機能が気に入っています。例えば、外科手術が終わった後の注意点のメッセージや定期検診のリマインド、その他予約のリマインドなど、細かく条件付けして自動で送れるのは便利だなと思います。

あとは予約の取得においても、条件付けによってアポミスを防げる設定にできるのも良いですね。重なってはいけない予約を同じ時間帯で入れられないようにできたり、逆にドクター(院長)の治療であれば同時間で衛生士の予約は入れられるようにしたりと、柔軟な設定ができるのが嬉しいです。

受付スタッフさん:カレンダーで担当の衛生士の名前を確認しながらアポイントを取れるので、直感的に操作しやすいです。あとは予約の変更が「予約変更」ボタンから直接できるのも良いと思います。以前勤務していた歯科医院で使っていた予約システムでは、一旦キャンセル処理をしてから予約を取り直す必要があったので便利だなと思います。

またアポツールの患者リスト機能を使って、中断患者さんを絞り込み、メッセージを送るようにしています。リコールハガキを送らなくてよいのは良い点ですね。

かなり細かく設定をされているようですが、設定作業はどのように進めましたか。

設定については正直、はじめは試行錯誤でした。しかし担当の方が丁寧にサポートしてくれて、自分達が実現したいことに対して、それであればこういう設定をしましょう、とかなり細かく見てくださったので非常にありがたかったです。

ここまで細やかな設定ができたのも、開業したてで患者数がまだ少ないタイミングだったので、設定作業に集中できたのだと思います。別のシステムから切り替えて設定していくとなると大変だろうなと思うので、開業当初から導入しておいてよかったです。

サブカルテ機能「Medical Box Note」も導入

サブカルテ機能のMedical Box Noteを導入いただいていますが、使い勝手はいかがでしょうか。

予約情報と連携しているので、カルテ出しをしなくていい、カルテがなくならない、この2つが1番のメリットだと思います。カルテ出しの作業がないだけで業務負担が軽減されますし、カルテ庫も不要になります。

※Medical Box Noteはアポツールの予約管理機能と連携しており、
当日の予約一覧から1タップでサブカルテを確認できるので、従来のカルテ出しが不要となる。

またMedical Boxと連携しているため、サブカルテにパノラマや口腔内写真を貼り付けて、 簡単な治療計画がすぐに作れてしまうのもすごくいいですね。

あとは細かいことにはなりますが、サブカルテの入力でよく使う文言は定型文として設定できるので、記入時間を短縮できるのも便利だと思います。

※画像管理機能のMedical Boxに保存したレントゲン画像や口腔内写真を
サブカルテに貼り付け、資料作成が可能。

 

カルテ庫をなくして、別のスペースとして利用していると伺いました。

当初の院内のレイアウト設計としては、受付の後ろのスペースにカルテ庫を作る予定でした。しかし、Medical Box Noteの導入をきっかけにデザイナーさんと相談し、カルテ庫をなくすことにしました。

今そのスペースには、外科で使う器具の収納スペースと洗面台が設けられています。当院はそこまで広くないのですが、カルテ庫をなくしたことで院内の動線がすごくスムーズになりました。

カルテ庫を予定していたスペースは物置や外科用の洗面台として活用

 

また、受付の近くは非常に重要な情報が多い場所です。そのような「院内の一等地」ともいえる場所が、ただただ書類が溜まり続ける場所になってしまうのはもったいないと思います。そういう意味でもカルテ庫をなくして良かったです。

診察券アプリに口腔内写真をお送りして、患者さんとのコミュニケーションツールとしても活用

診察券アプリも導入いただいていますが、患者さんからの反応などはいかがでしょうか。

当院は基本的に、全ての患者さんに診察券アプリをインストールしてもらうようにしています。初診時にチェアサイドで次回予約を取るのと同時に、必ず診察券アプリを案内する流れです。

案内の仕方としては「よかったら診察券アプリをインストールしませんか」ではなく、「当院は診察券をアプリ化していて、予約もシステムで全部管理しているので 、こちらの診察券アプリをインストールしてください」とお願いをする形です。

ご年配の方の中にはアプリの設定が難しいという方もいらっしゃるので、そういった方には紙の診察券をお渡しするようにしていますが、ほとんどの患者さんが診察券アプリをインストールしてくださっています。 私が記憶している限り、嫌ですとおっしゃった方は一人もいませんね。

Medical Boxから診察券アプリに画像をお送りしていると伺っています。

Medical Boxに保存した画像を診察券アプリに送る機能で、患者さんに術後の口腔内写真などをお送りしています。

アポツール上で、画像管理(Medical Box)から、患者さんの診察券アプリへの画像送信まで、1つのツールで完結できるのがいいですね。他のツールの場合、メッセージ送信はLINEなどのアプリを使う必要があり、管理が煩雑になってしまいます。

また、患者さんにとってもご自身のお口の中を見る機会というのはあまり無いようなので、ご好評をいただいています。

チェアサイドでの予約など、院内のスムーズなオペレーションを実現されている印象です。その他に工夫されていることなどはあるのでしょうか。

患者さんの受付での滞在時間は、極力減らしていくべきだと考えています。そのために自動精算機を導入したり、今年の6月からは院外処方せんにする予定です。

また、今後の治療の計画や次回の治療の内容などは、Medical Box Noteでスタッフ全員が見れるようにしているので、次回の予約もスムーズに取れています。 

あとはWeb予約を初診の患者さん、再診の患者さんでも使えるようにしていることも工夫の一つです。次回の予約を後で決めたいという方に関しては「Webから予約を取ってくださいね」とお伝えして帰っていただいています。

最近はWebで予約を取る方が楽に感じる方が多いようで、このような運用でもしっかり予約を取っていただけます。

完全ペーパーレスを目指すのではなく、患者さんとスタッフの利便性を第一に

患者さんへのご案内書類や院内のメモなど、一部紙は残しているのですか?

本当は完全ペーパーレスにしたいのですが、患者さんへの説明書類など情報提供においては紙の方が良いのかなと思っています。 

外科治療後の注意点の説明など、院内で説明をして、さらに診察券アプリに説明資料を送るといった取り組みもしてみたのですが、あまり見ていただけなかったんですよね…。

また、院内の情報共有もメッセージアプリやGoogleドライブは活用していますが、毎日見て、確認すべきものについては、やはり紙の方が見やすいなと思っています。

一瞬でぱっと見れるという情報の即時性においては、 紙に勝るものはなく、多分人間は完全 ペーパーレスには向いていないのではないか、というのが現時点での私の結論です。 

元々ペーパーレスの医院にしたかったのも、スタッフ達が便利に、楽に働ける医院にするための一つの手段として取り入れたいと考えていました。そのため、ペーパーレスにこだわりすぎ て利便性が下がってしまうのであれば、本末転倒です。その目的だけは、はき違えないようにしています。

今後アポツールに期待すること、ご要望があれば教えてください。

まず、Medical Box Noteについては、付せん機能も手書きで入力できるようにしてほしいのと、画像を貼りたい時があるので、そこが改修されたら嬉しいです。加えて付せんの数を3つだけではなく、好きに増やせて、サブカルテ内の文言の検索や、重要な記載へのタグ付け(例:#インプラント #矯正)ができるようになったらさらに利便性が増すと思ってます。

また、診察券アプリについては、他の医院で既に診察券アプリをインストールしてしまっていて、使えないという患者さんも一定数いらっしゃるので、他の医院に通われていても使えるように医院の切り替え機能を追加していただきたいですね。

あとは受付の滞在時間を減らすためにもささっとPayを導入したいのですが、料率が若干ネックでして…もう少し下がったらそちらに移行していきたいです。

三輪先生、スタッフの皆さま、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います!

Apotool & Box サポートセンター
平日 10:00~18:00
Tel:03-6403-4880
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みわ歯科クリニック船橋

  • 三輪 恭啓 先生

千葉県船橋市

ユニット数:3

課題・目的

ペーパーレス業務効率

導入機能

デジタルサブカルテ「Medical Box Note」画像・動画管理「Medical Box」診察券アプリ「私の歯医者さん」

導入事例一覧