今までは紙のアポ帳を利用されていたとのことですが、Apotool & Boxをご利用いただいて、いかがですか？

はい、ずっと紙のアポ帳を使っていたので。もう16冊くらいになります。Apotool & Boxを使い初めて、便利になった所といえば、まずは予約の埋め方ですね。通常は45分のメニューでも、人によっては30分で終わることもあります。そういう判断が自分だけではできなくても、私や衛生士が予約の画面にメモを残しておくだけで、誰でも、いつでもそれを見れば、正しい予約が管理できるようになりました。院内の情報共有が断然良くなり、そのおかげで、他の予約をもう1件入れることができるので、チェアの回転効率が好転しました。紙のアポ帳では得られないメリットを受けています。

それから、定期検診の管理はとても便利です。当院は、予防歯科に重点を置いているので、定期検診の予約管理は非常に重要なんです。実は、このためにApotool & Boxを入れたといっても過言ではありません。ドクターの私は紙でも構わないけれど、患者さんの数も増えてきいる今は、他のスタッフのことも考えていかなくてはなりません。すると、いつまでも紙での管理をやっていくのは、なんだか不安になって…。そこで、主人に相談したら、主人の医局時代の友人の医院ではApotool & Boxを導入して、患者さんの管理をきっちりやられていると言う話を聞いたんです。それで、すぐに紹介をいただいて、Apotool & Boxを導入しました。

当院では1回のアポミスで次回予約が2か月先になってしまうぐらいだから、きっちりと管理しなければなりません。受付が常駐しているわけではないので、スタッフ全員が院内の情報を共有していなければなりません。先にも話しましたが、情報共有ってできているようで中々できないんです。それがApotool & Boxを入れてからは、大きく改善されました。

他にも、予約の前に送るリマインドメールが、患者さんにとても好評ですよ。当院の患者さんは子育て中のお母さんなど、忙しい方も多いので、つい忘れてしまいがちになるところを、予約の1日前にメールでお知らせしておくと、皆さん来院していただけます。実際、これでキャンセルが半分以上減りました。

どのような場面で役立っていると感じますか？

やはり患者情報の共有です。例えば、Apotool & Boxでは、同じ電話番号で患者情報を登録すると、家族だと自動的に判断してくれます。名字が違ったりすると、こちらからはなかなか判断しづらいけれど、この機能があるおかげで、コミュニケーションも取りやすいです。

あとは誕生日。患者さんの誕生日前後になると自動的にその情報が表示されるので、お客さんに一言添えるだけでもとても嬉しそうにしてくださるんです。ただ、誕生日が終わった後でも表示されるので、その部分だけ分かりやすくしてもらえると嬉しいかな。

今後Apotool & Boxでやりたいことはありますか？

あまり数は多くないのですが、無断キャンセルをされる方に関しては、追ってメールを配信したいと思っています。Apotool & Boxではキャンセルされた方を抽出してメールできる機能があるということなので。重要な治療があった場合には特に、コンタクトしたいところです。別にキャンセルは良いのですが、そのまま放っておくとどうなるか？ぐらいは、伝えたいですしね。

お話を伺っていると、患者さんともコミュニケーションを非常に大事にされていらっしゃるのが分かりますね。遅刻される方もほとんどいらっしゃらないとのこと、信頼関係が築き上げられていることが伝わってきます。 スタッフの皆様、お忙しい中誠にありがとうございました。これからも、歯科医院に寄り添った予約システム・経営管理システムとしてアイディアを提案してまいります。

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