まずアポツールを導入されたきっかけを教えてください。

当院では、これまで予約のほとんどを電話で受け付けており、受付業務は常に逼迫していました。多い日には1日に30〜40件もの電話が入り、他の業務と並行しながら慌ただしく対応しなければならず、本当に大変でした。

みよし通り歯科 受付助手 岩上 千広 様

アポツール導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

元々別のWeb予約サービスも利用してはいたのですが、いくつかの課題を抱えていました。

1つは、当院としては「新患の方専用」で案内していたにもかかわらず、既存の患者さんもそこから予約を入れてしまうこと。

もう1つは、こちらの予約の空き状況に関係なく、次々と予約が入ってしまうシステムだったことです。

予約が入るたびに受付スタッフが手動で空いている枠へ振り替えていましたが、空きがなければドクターにお願いして合間で診てもらうしかありませんでした。

その結果、患者さんをお待たせしてしまい「どうしてこんなに待たされるの？」というクレームに発展することもありました。

アポツールを導入されて、どのような変化がありましたか？

アポツールのWeb予約は当院の予約状況を確認したうえで予約を入れてくれるため、新患・既存いずれもWebからスムーズに受け付けられるようになりました。

患者さんがWeb予約を使ってくれるようになったことで、以前は多い日で40件ほどあった電話が、今では10件程度にまで落ち着いています。

そして何より大きな変化は、ドクターの空き枠にそのまま予約が入る仕組みになったことです。これにより、導入前に問題となっていた予約の重複がなくなりました。

より多くの患者さんにWeb予約を使っていただくために、チラシをお渡しして、Web予約を積極的にご案内しています。

みよし通り歯科様が患者さんにお渡ししているWeb予約の案内チラシ

▼アポツールのWeb予約の詳細はこちら

「Web予約機能」

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特にお気に入りの機能はありますか？

レセコンとの連携ですね。一番助かっています。

例えば、以前はWeb予約が入るたびに、患者さんの情報を手作業でレセコン（レセプトコンピュータ）へ入力し直していました。

しかし、アポツールならWeb予約の情報も自動でレセコンに反映されます。あの煩雑な手入力作業が完全になくなったのは、本当に画期的でした。

さらに、ドクター名を選ぶとその人の1週間のスケジュールが一覧表示されるので、空き枠をすぐに確認できる点も非常に便利で助かっています。

▼アポツールはレセコンメーカー各社との豊富なデータ連携が可能です。

レセコンとの連携

レセコンとの連携 レセコンメーカー各社と連携しています！ レセコンメーカー各社との豊富なデータ連携は、アポツール＆ボック…

Medical Box Noteについて伺いたいと思います。電子サブカルテ「Medical Box Note」導入前はどのような問題があったのでしょうか。

一番の問題は、カルテが多すぎて管理体制が限界に達していたことです。当院は創業から約20年で1万5,000人分を超えるカルテを抱え、カルテ庫はすでにいっぱいの状態でした。

さらに、カルテが別の患者さんのファイルに誤って収納されることも多く、探し出すのに一苦労する場面が度々ありました。

実際、翌日に予約が入っている患者さんのカルテがどうしても見つからず、結局、全く関係のないファイルに挟まっていた1枚を探すために丸一日を費やしてしまったこともあります。

この経験をきっかけに、今後さらに患者数が増えていくことを考えると、このままではいけないと痛感し、電子化を検討し始めました。

休憩室や階段の側面のスペースに保管されたカルテ

現在、紙カルテをMedical Box Noteへ移行作業中と伺っていますが、移行作業はどのように進めているのでしょうか。

私がメイン担当者として紙カルテのスキャン作業を進めていく予定なので、今は作業に慣れる段階として、業務の合間で少しずつ進めています。

全体としては、約1年かけて1万5,000人分すべてのスキャンを完了する計画を立てています。

1万5,000人分のカルテを順番に…というわけではなく、現在も通院中で、かつカルテが分厚い患者さんの分から優先的にスキャンしています。

加えて今後も追記される可能性のある最新の1ページだけは紙で残し、それ以前の記録を電子化するようにしています。

移行作業で大変な点はありますか？

スキャン作業そのものは難しくありません。

ただ、カルテを綴じているホチキスを一度外してからスキャンしなければならないので、その作業が少し手間ですね…

▼他院様の具体的な移行方法について、こちらのセミナーでご紹介しています！

Medical Box Noteを導入して感じている効果を教えてください。

一番助かっているのは、手書きの手間がなくなったことです。これまでは日付や患者名なども含めて、すべて手書きする必要がありました。

それが今では、患者名は自動で反映され、日付はワンタッチで登録できます。さらに、よく使う記載内容は「定型文」として登録し、こちらもワンタッチで入力可能になりました。

ほんの些細なことに思えるかもしれませんが、意外と時間を取られていた部分だったので、その手間がなくなったのは本当にありがたいです。

みよし通り歯科様が作成された定型文

歯周検査記録「Medical Box Perio」はどのように活用されていますか？

まだ本格的な活用には至っていませんが、これから活用を進めていく予定です。

これまで紙で運用していた際には、検査記録用紙を紛失してしまうことがありました。

「あの日の検査用紙はどこにいった？」と探すこともあれば、ある患者さんの検査記録用紙だけが、別の患者さんのカルテファイルに紛れ込んでしまうこともありました。そのたびに探す手間がかかり、大きな課題となっていたのです。

また、現在は衛生士とアシスタントの2名体制で検査を行い、衛生士が「3、3、2…」と数値を読み上げ、アシスタントが横で「3、3、2…」と用紙に記録する運用をしています。

将来的には、衛生士が一人で検査から入力まで完結できる体制を目指しています。患者さんのお口を確認しながら、iPadで直接数値をタップするだけで記録が完了すれば、手書きの手間や時間が大幅に削減されます。

これによりアシスタントも他の業務に専念できるため、院内全体の効率化につながると期待しています。

Medical Boxはどのように活用されていますか？

特に院長が重宝していますね。

例えば、これまではレントゲン画像を確認するために、院内のレントゲン室まで行き、専用モニターの電源を入れる必要がありました。

しかし今では、レントゲン画像が自動的にMedical Boxに保存されるため、自宅や外出先など、どこにいても確認できるようになりました。

また、分院のドクターと症例を話し合う際も、以前は院長がわざわざ医院に出向かなければなりませんでしたが、今では自宅からZoomに参加し、レントゲン画像を共有できます。院長も「どこにいても仕事ができるのは本当に便利だ」と話しています。

レントゲンとの連携について、連携後はいかがですか？

連携後は特に新しく覚える操作もなく、自然に使えています。レントゲン画像も自動で取り込まれるので、スタッフにも「こうやって使うんだよ」と少し伝えただけで問題なく運用できています。

工程が少なく、誰でもすぐに使いこなせるのは大きなメリットですね。操作が複雑だとスタッフも覚えるのに苦労したと思いますが、その点も安心できました。

▼Medical Boxは、メーカー各社との画像機器の連携を進めております。

画像機器その他の連携

画像機器・その他の連携 多彩な機器連携でさらに業務を効率化！ アポツール＆ボックスの Medical Boxは、メーカー…

取材の際には院長の嶋﨑 直人 先生にもご挨拶させていただきました。

アポツールに対して、今後への期待やご要望はありますか？

アポツール導入により、これまで抱えていた課題が解消されていて、正直「もうこれ以上やることがあるのかな？」と思うほど満足しています。

むしろ、今後どんな新しい機能や取り組みが生まれてくるのかを、伺いたいと思っていました（笑）

それは非常に嬉しいです！例えば他の医院様からは「受付業務をもっと効率化したい」というお声を聞くこともありますが、そのあたりはいかがでしょうか？

たしかに受付業務はもっと効率化していきたいですね。

現状では、衛生士やドクターから「次の予約はいつ？」「オペはいつだっけ？」と受付に尋ねられることが多く、その都度対応が必要になります。院内に「予約は受付が取るもの」という固定観念がまだ残っているからだと思います。

しかし、アポツールによって院内のどこからでも予約状況を確認できる環境が整った今こそ、意識改革のチャンスだと思っています。

将来的には、各ユニットに設置したタブレットを使い、衛生士が診療室内で次回の予約まで取れる体制を築きたいですね。診療室内で次回予約が取れるようになれば、受付業務の負担も大幅に軽減できると期待しています。

嶋崎先生、岩上さん、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！