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導入の決め手は診察券アプリ!電話の数が半分以下に減りました。

みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科

埼玉県富士見市のみずほ台駅の中で開業されているみずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科様。(以下みずほ台駅ナカ歯科様)
「お子さんからお年寄りの方まで皆さんが通いやすいカフェのような歯科医院」をコンセプトに医院経営をされています。
「導入の決め手は診察券アプリ」とおっしゃる院長の南先生。医院の外や待合室にも診察券アプリを紹介するためのポップ等があり、
診察券アプリのインストール数がかなり多いことが特徴の医院様です。今回は南先生をはじめとした、みずほ台駅ナカ歯科様のドクターの皆様にお話をお伺いし、それぞれが思うアポツールの良い所を教えて頂きました!

課題
  • 予約の変更・キャンセルに関する電話の数が多い
  • 電話対応に追われ、スタッフの業務量を圧迫している
  • 中断患者や定期検診患者の管理が大変
  • 同法人の分院のアポイント状況をスムーズに確認したい
解決策
  • 診察券アプリの導入によって患者さんはWeb上で予約の確認
  • 「定期検診登録」で定期検診患者を管理
  • 患者管理機能で中断患者を把握
  • アポツールで複数医院のアポイント状況を確認
効果
  • 予約の変更・キャンセルに関する電話の数が半分以下まで減った
  • 定期検診患者の管理にかかる時間を削減
  • 中断患者をすぐに把握し、メッセージをお送りして離脱防止

診察券アプリの導入によって電話の数が半分以下まで減少

まず、みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科様の特徴を教えてください。

南先生:当院は、2018年6月1日に開業した医院で、お子さんからお年寄りの方まで皆さんが通いやすいようなカフェのような病院を目指して、運営しております。

アポツールのIntelligenceで分析して始めてわかったのですが、当院に来院される患者さんの年齢層は、10代〜60代がほぼ均等な割合となっています。やはり駅の中で開業しているので患者さんの年齢層は幅広いですね。
※Intelligenceはオプション機能の経営分析ツール

アポツールを導入する決め手となった機能は何ですか?

南先生圧倒的に診察券アプリですね。魅力を感じています。
以前、別の予約システムを利用していた時は、電話で予約の変更やキャンセルを受け付けていました。

そのような中でアポツールを導入して、患者さんには診察券アプリから予約の取得や変更・キャンセルを行ってもらうようにしたところ、予約変更・キャンセルに関する電話の数が減って、かなり効率的になりました。

 

古川先生定期検診登録と未定者登録の2つの機能が大きな決め手でした。

まず、以前のシステムには「定期検診登録」というもの自体がありませんでした。
その為、定期検診対象の患者さんを3ヶ月後の空いた枠に手動でスタッフが対象患者を並べて管理をしていました。そこで定期健診対象者を把握していたのですが、その作業は定期検診対象の患者さんが増えれば増えるほど、
無駄な作業が増えてしまい、効率的ではありません。

アポツールであればその作業が「定期検診登録」のボタン1つで済むので良いと思いました。

また、次回の予約が決まっていない患者さんを「未定者登録」のボタン1つで登録ができて、来院が中断しかけている患者さんを把握してアプローチすることが簡単にできる事もメリットだと思い導入を決めました。

アポツールの使いやすさはいかがでしょうか?

橋本先生:まず第一に、カレンダー画面が見やすいですね。
後はクリックしてからの反応が速く、ストレスなく操作できる点を気に入っています。

以前のシステムはカレンダー画面の1つ1つのアポイントの枠が細くて、患者さんの名前や診察券番号、治療内容などが見づらかったんですよね。

それに比べて、アポツールは1つ1つのアポイントの枠が太くて患者さんの情報が見やすいですし、何時から何時までがこの患者さんのアポイントだというのが一目でわかります。その為、アポイントの把握と管理がしやすくなりました。

――ありがとうございます!ご自身の予約状況はどのように確認していますか?

橋本先生:出勤前やお昼休み、後は次の日の予約状況を前日に確認したりしています。

私の場合は、スタッフモード※で自分の名前の枠でアポイントを確認することが多いです。その日の自分のアポイントがどのようになっているか把握するために利用しています。

※カレンダー画面のスタッフモードとユニットモードについて
アポツールの場合、カレンダー画面の表示モードをユニットごと/スタッフごとで切り替えて使うことが可能。
スタッフモード・・・各スタッフごとの予約状況を確認できる
ユニットモード・・・各ユニットごとの予約状況を確認できる

診察券アプリについて

診察券アプリはどのくらいの患者さんが導入していただいていますか?

南先生:ほぼ全員ですね。

当院ではまず診察券の第一選択としては、アプリをご提案させていただいています。

70代とか80代の方は、紙の診察券のほうが馴染みがある方もいらっしゃるので、希望される方にはそちらをお渡しするようにしていますね。

60歳代以下の方であれば、今はほとんどの方がスマートフォンを持っていらっしゃるので、多くの方が診察券アプリを導入していただいています。

ほぼ全員ですか!「診察券アプリの案内の仕方がわからない」という医院様もいらっしゃるのですがどのように案内をされていますか?

南先生:患者様の立場を考えた時に、ネットからすぐ予約が取れたり、担当ドクターの予約の空き状況を確認できるという事はメリットが大きいと思います。

そのようなメリットを、ドクターからチェアサイドで、更にスタッフも受付で患者様にお伝えするように徹底しています。そうすると、皆さん「そんな便利な機能があるのね」と言ってインストールしていただけていますね。

橋本先生:初診の際に、必ず全ての患者さんに診察券アプリのご案内をさせて頂いています。

今はレストランとか美容院ではアプリから予約が取れるというのが当たり前になっていますよね。
同じように、電話をしなくてもアプリから予約が取れる画期的なツールです。とご案内させて頂いています。そうすると大体の方はインストールしていただけますね。

 

診察券アプリの導入で便利になったことは何ですか?

南先生当院はドクター数が多いので、その分患者さんの予約もたくさん入っています。

その為、アポツール導入前は鳴る電話の量もかなり多くて、スタッフの業務を圧迫していました。

そのような中、アポツールを導入して患者さんに診察券アプリを勧めていったところ患者さんはアプリから予約の取得や変更・キャンセルを行ってくださるようになりましたその結果、電話の数が半分以下に減って楽になったので、ありがたいなと思っています。

 

患者さんの管理について

みずほ台駅ナカ歯科様では普段どのような情報をアポツールで確認してますか?

橋本先生中断患者に関する情報はチェックすることが多いです。
アポツールであれば中断患者さんがいつから来なくなってしまっているががすぐに分かりますし、前回、前々回の来院日もすぐに確認することができるので便利ですね。

南先生:最近、ご来院されていないなと自分が把握している患者さんに関しては、メッセージをお送りしやすくなりました。アプリにメッセージが行くので、コストをかけず手軽にコンタクトを取りやすくなったというのがあります。

 

自動メッセージも活用されていますか?

南先生:はい、自動メッセージも活用しています。当院では1週間前と3日前に2回リマインドのメッセージをお送りさせていただいています。また3ヶ月後定期検診のご連絡も自動メッセージでお送りさせていただいていますね。

 

南先生、みずほ台駅ナカ歯科の皆様お忙しい中どうもありがとうございました。 弊社の診察券アプリを多くの患者さんにご案内して頂いているようで大変嬉しく思いました。 これからも、歯科医院に寄り添った予約システム・経営管理システムとして、ご期待に添えるように日々進化してまいります!

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みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科

  • 南 博輝 先生

埼玉県富士見市

ユニット数:5

課題・目的

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導入事例一覧