アポツールを導入した背景を教えてください。

実は最初、当クリニックではアポツールの予約機能は使わず、画像・動画を管理するMedical Boxを単体で使用していました。施設の食事場面の評価や、患者さんが食べている姿を記録し、以前の状態と比較したり、問題がないか検討したりするためです。

最初は、口腔機能や食事がきちんと摂れているかの確認をするため、記録を取りたいと思っていました。しかし、次第に子どもの口腔育成や姿勢などにも興味を持つようになり、それらを記録する必要性も出てきました。

当初は動画や写真の記録を効率化するだけでしたが、これらをアポイントと紐づけて管理ができたら良いなと思うようになったんです。そのため、予約管理は別のツールを使っていましたが、アポツールに切り替えることにしました。

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なりとみ歯科 院長 成富 健剛 先生

アポツールを導入する前、なりとみ歯科様には、どのような課題がありましたか？

うちの受付には、Web予約に関する課題がありました。以前は、別の業者がWeb予約を受け付け、確認のメールとファックスを送ってきて、それをスタッフが確認してから予約が成立するやり方でした。非常に面倒だったため、受付のスタッフからは「もうWeb予約をやめてください」と言われるほどでした。

またWebで予約を取る患者さんたちは、日中に連絡が取れないことが多く、携帯に電話しても出てもらえないことが多々ありました。そのため、1日に何回も電話をかけることや、希望された日程と時間が合わないことも多かったです。

こうした調整に時間がかかることや、患者さんを怒らせないようにするのが大変でした。スタッフの手間や心理的な負担は、非常に大きかったと思います。

アポツールを導入したことで、どのような効果がありましたか？

アポツールを導入したことで、細かい予約の設定ができるようになり、Web予約の課題だった二度手間がなくなりました。さらにWeb予約から新規の患者さんも増え「こんなに便利なら、もっと早く使えばよかった」という感じです。精度の高い予約システムのおかげで、非常に助かっています。

成富先生はMedical Boxの開発にも大きく携わっていただいたかと思うのですが、そのときに感じられたことがあれば教えてください。

ある日、ストランザの西島社長とお話をする機会があったのですが、そこで突然「動画に興味ないですか？」と尋ねられました。ちょうどその頃、西島社長は療養中のお母様の状態を主治医に説明するため、動画を記録できないかと考えていたようです。

そのとき私はフードテスト、つまり食事をしている状態を記録して、義歯がしっかり噛めているかどうか、食事がきちんと摂れているかどうかを評価する作業を始めたばかりでした。そのため、話が盛り上がり「面白いですね」と共感しました。そのような経緯もあり、Medical Boxの開発に関わるようになりました。

当時、口腔内の状態を動画で記録するというのは珍しいことでした。今では当たり前のことになっていますが、当時は写真での記録が一般的でした。私はその頃から動画に興味を持っていましたが、普通のドクターは動画を保存して比較するという発想はあまりなかったと思います。

わずか数年前のことですが、今では嚥下の状況を記録したり、症例発表で動画を使ったりすることが普通になりました。

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普段、Medical Boxをどのように活用されていますか？

Medical Box内に患者さんごとのフォルダを作り、撮った写真をすべて格納しています。具体的には、口腔機能の記録や5枚法などの口腔内写真の記録に使っています。

患者さんが急に違和感を覚えたり、舌の先に何かできたように感じたりする場合、その場で診断できないこともあります。そのような場合、写真を撮って保存し、時間を置いて観察する方法が有効です。

これにより、変化の有無を客観的に判断しやすくなります。さらに、粘膜疾患などでも変化を観察できるため、バラバラに撮り溜めた写真ではなく、体系的に記録された写真が非常に役立ちます。

例えば、お子さんが口腔機能の問題で来院し、顔写真を撮ることがあります。顔の変化は写真を比較しないとわからないため、単純に口腔機能訓練の成果を見るだけでなく、時系列での変化を確認することが重要です。

訓練で良くなるはずの顔の状態が変わらないときは、「最近、風邪をひきませんでしたか？」と尋ねると、実際に風邪が原因であることが多いです。

また、当クリニックでは動画も活用しており、例えば嚥下時の口周りの筋肉の動きなどを記録したり、子どもの姿勢の記録を取ったりすることで、比較検討ができるため重宝しています。

※実際のMedical Boxの活用方法は過去にセミナーでもご紹介いただきましたので、ぜひ一度ご覧ください。

以前は、スタッフに「写真編集係」という役割があり、当番で写真を編集し、新規の患者さんのフォルダを作って、そこに写真を格納する作業をしていました。

食事画面の評価用にiPadで動画を撮っていたのですが、ファイルを探すときにフォルダの下の方までスクロールしなければならなかったり、嚥下の状態を見る際に整理できていなくて「どこにあったかな」と探したりすることがありました。

ファイルをきちんとまとめておけばよかったのですが、業務に忙殺され「後で入れよう」と思ってしまい、ついつい整理が後回しになってしまうことが多かったです。ファイルをフォルダにちゃんと入れておかないで、スタッフに怒られることもありましたね。

松風アイスペシャルとの連携も有効活用されているようですね？

松風アイスペシャルのカメラで撮った写真は、簡単な作業でMedical Boxに保存できるので非常に効率的です。

忙しくてこの連携を始めることを先延ばしにしていたのですが、スタッフにせっつかれて進めた感じです。これも、もっと早くやっておけばよかったです。

写真編集係がいたというのが、今思うと信じられません。現在は、その作業自体がなくなりました。松風さんとの連携を使っていないクリニックは、すぐに使うべきだと心からおすすめしたいですね。

松風アイスペシャルとの連携については以下の動画をご覧ください。

Medical Boxの導入によって、どのような効果が得られましたか？

以前は、資料に使う写真を撮影してフォルダに入れるだけでなく、パワーポイントに貼り付け、それをプリントアウトしていました。しかし、この作業は手間がかかるため、つい写真を撮る意欲が削がれてしまうこともありました。

Medical Boxの導入により、写真を撮ってすぐにプレゼンテーションできるようになったことは非常に便利であり、面倒な作業に対する心理的なハードルも低くなりました。

また、動画や画像を見せることで、診療計画などを説明する際に患者さんが理解しやすくなりました。特に自費負担で治療を行う患者さんの場合、資料を作成し説明の時間を充分に取り、治療計画を提示しています。

あとは、まだ活用しきれていないですが、時系列に沿った変化に関して、患者さんと診察券アプリで写真のやりとりができるのが、非常に便利です。

写真や動画のやり取りができることは、高齢者の方が自宅で治療の相談をしたい場合などにも役立ちます。オンライン診療のようなことが実現できるため、アドバイスがしやすくなると思います。

アポツールを今後、どのように活用していきたいですか？

Web予約などの取り組みが軌道に乗ってきたので、次は診察券アプリの活用やMedical Box Noteの導入を進めていきたいです。

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多くの患者さんにはまだ診察券アプリのご案内ができていないので、これから患者さんに勧めていく段階です。

一部の患者さんの反応としては、当院は来院時の手続きが受付に記名する形式なので、これがQRコードを読むだけで完了するようになり、「非常に便利になった」と驚かれます。

今後は、診察券アプリを通じて、写真の送信などの新しいサービスも提供したいと考えています。

また、開業して25年以上が経ち、昔から通ってくださっている患者さんのカルテは雑誌1冊分ほどの量になっています。このままではカルテがますます厚くなり、管理も大変になります。そのため、デジタル化への移行も早めたいと考えています。

一気に大きな変化を行うことは難しいかもしれませんが、段階を追ってデジタル化を進める方針です。

今後も、アポツールには多くの機能が導入されるそうなので、さらに多くのことができるようになるのは楽しみです。アポツールの進化を見ていて本当に驚きますし、導入してよかったと思っています。今後もさまざまな機能を活用していきたいです。

なりとみ歯科様の成富先生、ご多忙のところ取材にご対応いただき、誠にありがとうございました。Medical Boxの開発にもご協力いただき、重ねて御礼申し上げます。Medical Boxの有効活用により、患者さんとの交流を大切にする「なりとみデンタルコミュニケーションハウス」を文字通り体現されていたのが印象的でした。今後もアポツールをご活用いただき、さらなる生産性の向上やサービスの質向上を実現していただければ何よりです。

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