アポツールを導入された背景を教えてください。

きっかけは、以前使っていた予約システムの契約期限が切れるタイミングがあったことです。そのシステムはレセコン（レセプトコンピュータ）と連携していたのですが、レセコン自体の不具合が多く、それと連動して予約システムにも不具合が発生していました。

インターネット環境にも問題があり、エラーが出やすかったため、この機会にレセコン自体を変更しようと思いました。そしてレセコンを変えるなら、予約システムも連動型なので一緒に変えようということで、色々と探していました。

医療法人社団精密審美会 渋谷しらゆり歯科 院長 福本 健生 先生

次の予約システムはどのような条件で探されていたのでしょうか？

新しい予約システムの条件としては、まずアプリの診察券があること、そしてWebでの予約が簡単に取れること、この2点に絞って探していました。そのような中で、レセコンメーカーの方から紹介を受けて、アポツールさんとつながることができました。

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他のツールも検討しましたが、価格と使いやすさが決め手となりました。また、アポツールは歯科医院と一緒にシステムを開発している印象があり、痒いところに手が届く機能が多い点が魅力的でした。

さらに、アポツールの営業担当の方が迅速に対応してくださったことも、良いと思った点です。

アポツールで気に入っている機能があれば教えてください。

お気に入りの機能は、まず診察券アプリを患者さんにインストールしてもらうことで、医院側から患者さんにアプローチできる状態が作れることです。

具体的には、まず当院では矯正の相談が終わった患者さんは必ず「未定登録」をするようにしています。月次の矯正の契約率が低い場合に、その「未定登録」の患者さんにキャンペーン情報を送ることで、再アプローチが簡単にできるようになりました。

今までは、そういった患者さんへのアプローチとして手紙を書いていました。この場合、未定者リストを作るためにカルテを確認する必要がありましたし、宛名を書くのも手書きでしたので相当な時間と労力を割いていました。この作業が無くなったのは大きいです。

基本的に再来院を促すアプローチは難しく、なかなか患者さんが戻ってくることはありません。しかし、それが手間も少なく、労力をかけずにアプローチできるようになった点は大きなメリットだと感じています。これによって1件でも再来院が決まれば、それだけでも大きな成果です。

そのほか未定登録の活用方法としては、チェアサイドで次回予約を取る際になかなか予約が決まらなくても、一旦未定で登録しておくことでチェアタイムの短縮にもつながっています。

※画像はサンプル画面です

未定登録の活用方法については以下の記事もあわせてご覧ください↓↓

次回の予約を取らずに帰った患者様へのアプローチ、できていますか？

もう1つ便利だと感じているのは、電子サブカルテ「Medical Box Note」です。これによって、パソコン1台で全てが完結できる点が非常に良いと思います。

具体的には、契約率を調べたい時に「この患者さんは治療して帰ったのか」を確認する必要があります。以前はカルテを取り出して情報を確認していましたが、今ではMedical Box Noteで瞬時に確認できるため、非常に効率的です。

さらに、私は分院でも治療を行っているため、分院の患者さんの情報や契約率も簡単に把握できる点がとても便利です。

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メッセージ送信機能なども活用されているようですね。

術前術後のメッセージ送信は非常に便利ですね。例えば、外科治療を受けた患者さんには自動メッセージを送るように設定していて、抗生剤の説明の紙を画像データとして添付し、術後の注意点もあわせてお送りしています。

これによって、診療時間内に十分に注意点の説明ができなくても、診察券アプリで補完ができ、伝え忘れも防げます。

また、インビザラインの治療を受けている患者さんに対しても、診療時に必要な持ち物をリマインドすることができます。 

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電子サブカルテ「Medical Box Note」導入のきっかけについて教えていただけますか？

当院の開院時に、歯科助手スタッフの採用に苦戦していました。

在籍していた歯科助手メンバーに日々どういった業務に時間がかかっているか聞いてみたところ、カルテ出しの作業に時間がかかっているという話を聞くことができました。

次の日のカルテを準備するのに、ドクターがどこかに持っていってしまった、ユニットに置きっぱなしになっていたといったことがあり、探すのに苦労していたそうです。

それであれば、カルテを電子化したらスタッフの負担が軽減されるのではないかと考えました。

実際に導入いただいた効果はいかがでしょうか。

予想していた効果に加えて副次的な効果がありました。例えば、表参道医院で担当している患者さんが急患として来院された場合、その時、私が渋谷医院にいたとしても、Medical Box Noteを見て対応方法などを伝えることができます。

また、紙カルテの使用感と変わらずに使えるのが良いですね。患者さんに図で何か説明をする時もすぐに書くことができます。

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Medical Boxは普段どのように活用していますか？

Medical Boxは主にカウンセリングで活用しています。当院では初診の患者さんに、口腔内写真や治療計画を診察券アプリでお渡しするようにしています。

カウンセリングの時間は1時間と限られているので、その中で全部の資料を準備してお渡しするのが難しい時もあります。

診察券アプリとMedical Boxを利用することで、資料がその場で用意できなくても、後から送ることができるので便利です。

画像管理ツール「Medical Box」から患者さんの診察券アプリに
画像や動画、その他資料などを送ることができる

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また、これにより紙資源やカラーコピーにかかるコスト削減にもつながっています。今まではカウンセリング時にカラーコピーで印刷した資料と口腔内写真を封筒に入れて、患者さんにお渡ししていました。

そうすると、1部につき100円弱くらいのコストがかかりますが、今では診察券アプリからコストをかけずにお送りできるので、大きなコスト削減となりました。

Part2では、診察券アプリやWeb予約、Web問診票の活用方法、導入効果に関するお話をお伺いします。

詳細はお問い合せください！

既にアポツールご導入いただいている医院様向けには、ストランザは60分のアポツール無料相談会を実施しています。

アポツールをもっと有効活用したい！そんな医院様にぴったりな内容になっております。ぜひご検討ください！

なりとみ歯科

佐賀県鳥栖市にあるなりとみ歯科様は、開業当初の平成9年から、患者さんとのコミュニケーションを大切にしてきている歯科医院です。院長の成富 健剛（なりとみ けんごう）先生は、画像・動画管理「Medical Box」の開発にも大きく携わっていただきました。今回は、アポツールおよびMedical Boxを日々の診療でどのように活用しているのかお尋ねしました。

笠井歯科医院

笠井歯科医院様は「歯科治療を通じて地域の皆さんの歯の健康を守り、痛みなくおいしく食事ができる環境作りをサポートすることにより地域に貢献できる歯科医院を目指す」というコンセプトのもと、30年以上の実績を持つクリニックです同クリニックでは3年ほど前より「Apotool & Boxを導入し、現場のスタッフによって構成されたアポツールチームが中心となって、日々業務効率化やサービスレベルの向上を実現しています