診察券アプリとWeb予約・問診票で業務を効率化渋谷しらゆり歯科様のアポツール活用事例 Part2

渋谷しらゆり歯科様の活用事例Part2では、Part1に引き続き、院長である福本健生（ふくもとたけお）先生にアポツールのWeb予約やWeb問診票、診察券アプリの活用方法や導入効果についてお話を伺いました。

課題

受付業務を効率化する必要があった
紙の問診票では質問項目が限られ、情報を詰め込みすぎると文字が小さくなり、読みづらくなる問題があった

解決策

診察券アプリと自動精算機を連携し、患者さんご自身で会計を済ませることができるようにした
紙の問診票をWeb問診票に切り替えた

効果

会計ミスがなくなり、受付スタッフが不在でも業務が回るようになった
Web問診票の導入により、診療時間を有効活用でき、紙では聞けなかった質問項目も追加可能になった

診察券アプリと自動精算機の連携により会計の自動化を実現

診察券アプリの導入について、患者さんからの反応はいかがでしょうか。

診察券アプリのインストールに対して、ごくわずかではありますが、面倒だと感じる方やスマホのデータ容量の問題でインストールが難しい方もいらっしゃいました。しかし、私が予想していたよりもそのような方は少なかったです。

正直なところ、ご年配の方などはもっと抵抗感を示すのではないかと考えていましたが、実際には多くの方がスマホを使うのが当たり前になっているんだなというのは実感としてあります。

平和歯科クリニック

平和歯科クリニック様の活用事例Part2ではPart1に引き続き、院長である金澤徳幸（かなざわのりゆき）先生、歯科衛生士リーダーの金澤さん、受付スタッフの工藤さんに、診察券アプリの活用方法や導入効果についてお話を伺いました。

診察券アプリの導入によってどのような効果が見られましたか。

自動精算機と診察券アプリの連携によって、会計の自動化が実現しました。

診察券アプリのQRコードを読み込ませることで自動精算機に会計情報が取り込まれ、患者さんがご自身で会計を済ませることができるようになりました。

これにより、会計ミスがなくなり、さらに受付にスタッフがいなくても業務が回るようになった点は大きなメリットです。

診察券アプリをインストールしていただく際のご案内はどのように行なっていますか。

診察券アプリの設定やご案内は、初診の患者さんが来院された際に受付スタッフが対応しています。設定方法を記載した紙をお渡しし、「こちらの方法で設定をお願いします」と案内しています。

また、初診の患者さんには、予約時に「15分前にご来院ください」とお伝えし、その時間を使って診察券アプリのインストールや設定を行っていただいています。

診察券アプリの詳細はこちら！

Web予約とWeb問診票の活用で問診票の記入時間を削減

Web予約も効果的に活用いただいているようですね。

Web予約後にそのままWeb問診票の回答に進める点は、非常に便利です。以前は診療時間前の15分を問診票を記入するための時間としていましたが、今ではWeb問診票で事前に回答していただけるため、この時間を診察券アプリのインストールや設定の時間として活用できるようになりました。

また、紙の問診票では1枚に収める都合上、質問項目を多く含めることが難しく、詰め込みすぎると文字が小さくなり、読みづらくなる問題がありました。

Web問診票に切り替えたことで、紙の問診票では聞けなかった項目が柔軟に追加できるようになったことも嬉しい点です。。例えば、以前通っていた歯医者さんから当院に来た理由や、過去にカウンセリングを受けたことがあるか、クリニックを選ぶ際の決め手（予算・雰囲気・治療方針）などを尋ねることができます。

Web問診票の詳細はこちら！

また、再診の患者さんもWebから予約やキャンセルが可能になり、特にキャンセルに関する電話が減った点も大きなメリットです。

一方で、スタッフの中にはWebから自由にキャンセルできる点について、キャンセルのハードルが低すぎるのではないかという意見もありました。

そこで、当院の渋谷医院ではWebからの当日キャンセルを可能とし、表参道医院では当日キャンセルは不可としました。当日キャンセルの場合は電話で連絡していただくというルールにして、様子を見ています。

その分、やはり表参道医院の電話の数が多くなっていますが、今後、この2つの医院での違いによるキャンセル率を比較していきたいですね。

より自動化ができるツールになるとさらに嬉しいです

今後アポツールに期待することを教えてください。

アポツールによって様々な事務作業が楽になりましたが、さらにオートメーション化が進むと理想的だと考えています。例えば、未定の患者リストを毎月自動的に更新し、指定した日付に自動でメッセージを送信できる仕組みがあれば、ほとんど手間をかけずに対応できるようになります。

また、当院では、新患の方が次の予約を取り、実際に来院されているかどうかで契約率を判定しています。この絞り込みが難しいので、これが自動的にできるようになると良いです。

ほかにも受付業務の効率化のために、レセコンとの連携が強化されると良いですね。レセコンの会計データをアポツールと連携できるようになると、非常に便利になると思います。

レセコンとの連携

あとは来院時に患者さんがQRコードを読み取ると、アポツール上では「来院」として扱われますが、これをレセコンに連携するには手動操作が必要です。

これが自動的にレセコン側に受付情報として反映されるようになれば、さらに業務が楽になると思います。

渋谷しらゆり歯科様の福本先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！

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なりとみ歯科

佐賀県鳥栖市にあるなりとみ歯科様は、開業当初の平成9年から、患者さんとのコミュニケーションを大切にしてきている歯科医院です。院長の成富健剛（なりとみけんごう）先生は、画像・動画管理「Medical Box」の開発にも大きく携わっていただきました。今回は、アポツールおよびMedical Boxを日々の診療でどのように活用しているのかお尋ねしました。

笠井歯科医院

笠井歯科医院様は「歯科治療を通じて地域の皆さんの歯の健康を守り、痛みなくおいしく食事ができる環境作りをサポートすることにより地域に貢献できる歯科医院を目指す」というコンセプトに、30年以上の実績を持つクリニックです。3年ほど前よりApotool & Boxを導入し、日々業務効率化やサービスレベルの向上に成功しています。