アポツールを導入された背景を教えてください。

アポツールを導入する前は紙のアポイント帳を使っていたのですが、様々な問題がありました。

まず紙のアポイント帳は一冊しかないので、スタッフの一人が電話でアポイント帳を見ていると、別のスタッフは予約が取れませんでした。

また、記入者によって字のクセが異なるため、なかにはアポイント帳に記載されている内容の解読が難しいこともありました。

さらには、予約変更時の消し忘れによって、年に1～2回はアポイントがダブルブッキングしてしまうといったミスが発生しており、いつまでも紙のままじゃダメだなと思っていたんです。

そしてちょうどIT導入補助金も活用できるタイミングで、予算的なハードルが下がったこともあり、アポツールの導入を決めました。

駿河デンタルオフィス 院長 八田 俊永先生

気に入っている機能などがあれば教えてください。

リアルタイムで予約状況が分かることが良いですね。院内の各モニターやタブレットにはアポツールのカレンダー画面を映しています。そのため、今どの患者さんが来ているのか、キャンセルされたのか、次の患者さんはどなたかなどの状況が分かるのが便利です。

Medical Box Noteを導入された効果はいかがでしょうか。

Medical Box Noteを導入したきっかけは、カルテファイルの中身を減らしたいと思ったことでした。元々カルテファイルの中にはカルテ以外にも色々な情報を入れていたのですが、それを必要な時に探し出すのが一苦労でした。

今はサブカルテ、自費のカルテ、業務記録、見積りなど、Medical Box Noteに入れられるデータは全て入れるようにしています。クラウド管理のため、ネット環境さえあればいつでも確認ができるようになったのも大きなメリットだと思います。

一方でカルテフォルダ自体は現在も使っていて、その日診療した内容のメモなどは今でも紙に残すようにしています。ただし導入前のようにメモをたくさん書く必要がなくなり、カルテファイル自体も薄くなったので良かったと思っています。

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紙のカルテからの移行作業はどのようにクリアされましたか。

まずは直近で来院されている患者さんや定期健診で来られている患者さんから、優先して取り込んでいきました。診療の空き時間などに移行作業は行なっていきましたが、完全移行するのに1年以上はかかったのではないでしょうか。

紙からタブレット管理に移行して、戸惑いなどはありませんでしたか。

私自身あまり字がきれいではないので…。タブレット管理だとキーボード入力なども可能なので、読みやすく記録できますね。あとはペンと文字入力、どちらも使えるのは便利です。

ただし、個人的にはカルテファイルを完全になくしてしまうと、その日の患者さんの数などがわかりづらいと感じています。また、見積りや次の治療の金額などはファイルに挟んで管理した方が私としてはやりやすいので、ファイルは残していますね。

診察券アプリの患者さんからの反応はいかがでしょうか。

以前はアプリに対して抵抗感を示す方もいらっしゃいましたが、最近はすんなり受け入れてくれる患者さんが多くなってきたかと思います。

紙の診察券の場合、忘れてしまったり、無くしてしまうことが多いので、その可能性が低くなるのは良いですね。私自身も紙の診察券をもらうとちょっと面倒だなと感じるので…。
あとは、診察券アプリを開くと次回の予約が表示されているので、患者さんの予約忘れの防止につながっていると思います。

ただ、他の医院で既に診察券アプリをインストールしてしまっていると使えないようなので、複数医院で使えるようになれば嬉しいです。

診察券アプリ「私の歯医者さん」について詳しく見る

診察券アプリのご案内時に工夫されていることはありますか。

初診で次の予約を取られる方には、お会計後で次回予約を取る際に診察券アプリをインストールしていただいています。

ご年配の方などアプリのインストールが難しいという方に関しては、スタッフが一緒にインストール作業を行なうようにしています。中にはどうしてもインストールができないという方もいらっしゃるので、そういった方には紙の診察券をお渡ししています。

紙の診察券の方にはアポツールのカレンダー上に黒いカラーラベルを付けて、すぐに分かるようにしています。

Medical Boxと診察券アプリの連携機能はどのように活用されていますか？

Medical Boxから診察券アプリに画像などを送る機能に関しては、自費診療の保証書を送るために活用しています。また転居などによって当院に通えなくなってしまった方には、当院で撮影したレントゲンデータや口腔内写真などを診察券アプリにお送りして、新しく通う歯科医院でもスムーズに治療が受けられるようにしています。

データを紙に印刷することや、データをJPEGやPDFに変換してメモリーでお渡しするより、Medical Boxから送る方がこちらとしても楽なので、そのようにしています。

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今後アポツールに期待すること、ご要望があれば教えてください。

Medical Box Noteに音声入力ができたらいいなと思います。書くことが沢山ある時は記入自体がちょっと面倒に感じることもあるので、音声で入力できたら楽だろうなと思います。

あとはAI電話「電話がらくだ」にも期待しています。2日1回は迷惑電話や営業電話がかかってきて困っているので、その対応を減らしたいですね。受付業務にも支障が出るのでなんとかしたいです。

また、ストランザさんは要望を上げれば柔軟に対応くださるので、今後の機能アップデートにも期待しています！