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Apotool & Box for Dentist

サブカルテの電子化により大量の書類をタブレット1つで管理! シームレスな医院オペレーションを実現する登坂歯科医院様のアポツール活用方法事例

登坂歯科医院

埼玉県の北浦和駅にある登坂歯科医院様は、「お口の健康は、全身の健康へ」をスローガンに、地域に口腔疾患予防を広げていくことを目指し、お子さまから大人まで患者さんの全身の健康を考慮した診療を提供しています。
また同クリニックでは2020年11月の開業と同時に「Apotool & Box」(以下アポツール)、「診察券アプリ」、「ささっとPay」を導入し、患者さんの待合室での滞在時間を削減するなど効率的な医院運営を実現しています。
今回は、院長である登坂 悠也(とさか ゆうや)先生にアポツール、診察券アプリさらにはサブカルテ機能Medical Box Noteを導入し、どのような医院運営を行なっているのかお話を伺いました。

課題
  • 院内のシステムをシームレスに管理したい
  • 感染症対策のため患者さんが待合室で待つ時間を減らす必要があった
  • 管理する書類が多く、カルテファイルから必要な情報を探し出すのに苦労していた
解決策
  • 予約管理、診察券アプリ、画像管理など多様な機能が揃ったアポツールを導入
  • 診察券アプリとささっとPayを活用し、キャッシュレス機能を推進
  • 紙のカルテから電子サブカルテ「Medical Box Note」に移行
効果
  • アポツールで一元管理することで、業務効率化を実現
  • 患者さんはお会計を待たず、すぐに帰宅できるようになり待合室の混雑を緩和
  • 診療に関わる大量の書類をタブレット1つで管理

開業と同時にアポツールを導入

開業と同時にアポツールをご導入された背景を教えてください。

まず開業にあたり、Web予約は必ず導入したいと考えていました。その中で、アポツールはWeb予約が使えるのはもちろんのこと、クラウド管理なので、Webから予約が入った場合でもいつでもどこからでも確認できるのが良いと思いました。

また、当院は2020年11月に開業したのですが、ちょうどコロナ禍のタイミングでした。
そのため、患者さんが待合室で待つ時間を減らして、非対面・非接触の状態にする必要があったんです。この傾向はコロナが収束しても、しばらく続くだろうと思っていました。

そのような中、アポツールのキャッシュレス機能ささっとPayなら、患者さんがお会計を待たず、すぐに帰宅できることを知りました。「これだ」と思い、すぐに導入を決めました。

登坂歯科医院 院長 登坂 悠也先生

気に入っている機能などがあれば教えてください。

診療システムも含めて、院内のシステム選びでは「シームレスに管理できるか」という点を重視しています。

そのため、アポツールに関しても特定の機能が気に入っているというより、予約管理、サブカルテ、診察券アプリなど、様々な機能を一つのツールで管理できるという点が1番の魅力だと感じていますね。

紙のカルテから、電子サブカルテ「Medical Box Note」に移行

Medical Box Noteに移行されてみて、導入効果はいかがでしょうか。

Medical Box Noteでは、抜歯の同意書や矯正のカルテ、自費のカルテなどほとんどの書類を管理しています。

デジタルサブカルテMedical Box Note

Medical Box Noteを導入する前は、1人の患者さんに対して見開きのファイルを用意し、片方には診療用のカルテ、もう片方には矯正用のカルテといった形で分けてファイリングしていました。

長く通っていただいている患者さんのカルテファイルはどんどん分厚くなっていくので、その中から必要な情報を探し出すのが一苦労でした。今では、たくさんの書類をタブレット一つで管理できるので便利だと思います。

特に当院の場合、小児向けの予防メニューなどもあり診療メニューが豊富で、その分記録するカルテや書類も多いです。そのため、これを全部紙で管理していたら紙のコストもかかりますし、保管場所も足りなくなります。そういう意味でもMedical Box Noteに移行して良かったです。

また今年の6月には診療報酬改定があり、管理しなければならない書類も増えるので、その管理もMedical Box Noteで行なっていこうと考えています。

紙のカルテからの移行作業はかなり大変だったのではないでしょうか。

非常に大変でした…。当時600~700枚くらいのサブカルテがあったのですが、直近で来院されている患者さんのサブカルテから順番に、受付スタッフに全てスキャンしてもらって、Medical Box Noteに取り込んでいきました。しかし短期間で集中して作業していったので、約1ヶ月でその分の取り込みは完了しました。

紙からタブレット管理に移行して、何か戸惑いなどはありませんでしたか。

最初はタブレットでの管理やその書き心地になかなか慣れなかったですね。紙ならすぐに走り書きできたものが、毎回画面を開かないと書けなかったりするので、そういった部分で不便さを感じることはありました。

スタッフ達からも当初は「紙の方が良いです」という声もちらほら上がったのですが、「いつか慣れるから続けよう」と説得し、使い続けました。その結果、2~3ヶ月後にはスタッフ達も使い方に慣れてきて、今では逆に紙のカルテには戻れないと思います。

利用率8割超の診察券アプリやオプションの活用で、受付業務も軽減

貴院では診察券アプリの利用率がかなり高いようですが、何かご案内時に工夫されていることはありますか。

初診時に必ず案内をするようにしていて、基本的にスマホを持っていない等の理由でアプリが使えない方以外は、全員にインストールしていただいています。
※診察券アプリ「私の歯医者さん

以前調べた時には、全患者さんの約85%は診察券アプリにしていただいてましたね。ささっとPayは約40%の患者さんが利用しています。

スタッフの案内もあり、診察券アプリのインストール率は高いのですが、通知をオフにしてしまう患者さんが多数いらっしゃいました。そこでその対策として、初診時にお渡しする案内の書類に診察券アプリの通知をオンにしていただく内容を追加しました。その結果、診察券アプリの通知をオンにしていただく方が増えましたね。

当院でも「受付の無人化※」は目指していくべきだと考えています。その中で、診察券アプリによって受付における診察券のやりとりがなくなるのは特に大きなメリットだと思います。
ストランザの「歯科医院ほぼ無人化計画」

さらに、ささっとPayの導入によってお釣りの渡し忘れが防げますし、お金の受け渡し自体がなくなるので、非常に便利だと感じています。

あとは、Medical Boxと診察券アプリのメッセージ送信機能も利用していますね。当院では診療明細や実地指導の書類などはMedical Boxで管理しています。

患者さんの中には、診療明細などの紙データは不要という方もいらっしゃるので、そういった方にはMedical Boxから診察券アプリにお送りしています。

さらにシームレスな医院運営を追及していきたい

今後アポツールに期待すること、ご要望があれば教えてください。

月に1回のミーティングでは毎回アポツールの活用方法に関する議題が挙がっていて、どうしたらよりスムーズに、シームレスに医院運営ができるか、ということをスタッフ達と話し合っています。

その中でも、Medical Box NoteとAIの音声録音機能との連携はぜひ実現して欲しいです。現在当院で実験的に行なっているのが、初診の患者さんに許可を得て、AI搭載の音声録音ツールでお話の内容を録音させていただくことです。

そのツールは録音した内容をAIが要約してくれるので、その要約した文章をMedical Box Noteにコピペ(コピー&ペースト)するようにしています。理想としては音声録音機能で録音し、要約した内容がMedical Box Noteにそのまま取り込まれるようになったらいいなと思いますね。

登坂先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います!

Apotool & Box サポートセンター
平日 10:00~18:00
Tel:03-6403-4880
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登坂歯科医院

  • 登坂 悠也 先生

埼玉県さいたま市

ユニット数:7

課題・目的

ペーパーレス業務効率

導入機能

キャッシュレス決済「お会計さん」+「ささっとPay」デジタルサブカルテ「Medical Box Note」画像・動画管理「Medical Box」診察券アプリ「私の歯医者さん」

導入事例一覧