Web予約を細かく設定されているようですが、工夫しているポイントなどがあれば教えてください。

基本的に成人の患者さんの予約枠は1時間で設定しているのですが、お子さんの予約は短めに設定しています。

お子さんの中でも年齢によってできる治療も異なり、必要な予約枠も変わるので年齢ごとに予約メニューを分けています。

また、初診でクリーニングや歯石取り希望の患者さんの予約は衛生士スタッフの枠をしっかり確保できるように、担当者が衛生士スタッフの予約として入るように設定しています。

あとは、診療とは少し異なりますが、当院ではリップアートメイクも行なっており、それもアポツールのWeb予約から予約できるようにしています。その場合、カウンセリング含めて2時間の枠で取れるようにしています。

Web予約は初診の患者さんのみ使えるようにしているのですね。

既存の患者さんについては、電話で予約を取って頂いています。その他、自費診療の患者さんとはLINEを使ったやりとりもしています。

2回目以降の予約についてはアポツールのWeb予約は柔軟な調整がしづらい部分があるので、初診の患者さんにだけWeb予約を解放していますね。

Web予約からの新規の患者さんの予約数はいかがでしょうか。

結構多いです。正確には把握しきれていませんが、1日に2～3人はWeb予約から新規の患者さんが来てくださっている実感があります。電話予約と比べてもWeb予約からの予約数の方が多いですね。

年齢層もWebに慣れている若い患者さんばかりというわけでなく、幅広い年齢層の患者さんがWeb予約から入ってきます。

当院は当日でもWebから予約を取れるようにしていて、患者さんから「当日中に診療してもらえてよかった」というお声もいただくこともあります。

Web予約は今や「できて当然」！歯科医院でも実施するべき理由とは

診察券アプリの導入について、患者さんからの反応はいかがでしょうか。

皆さんすんなりと受け入れており、特に抵抗感があるという感じもないですね。現在約8割の患者さんが診察券アプリを使ってくれています。

診察券アプリから次の予約日時がわかるので、「次の予約はいつでしたっけ？」という電話は少なくなったと思います。

一応、診察券アプリと従来の診察券も用意していて、ご年配の方で、スマホの使い方がわからないという方は従来の診察券をお渡ししています。

たまに、他院で既に診察券アプリを使っている患者さんがいらっしゃって、そうすると切り替え作業を行なわないといけないので、そこが改善されたら嬉しいです。

診察券アプリの詳細はこちら！

診察券アプリをインストールしていただく際のご案内はどのように行なっていますか。

受付で会計をお待ちいただいている時に、診察券アプリのインストールを行なっていただくようにしています。

iPadに診察券アプリのQRコードを映して、患者さんに読み取っていただいています。

今後、院内で解決していきたい課題はどのようなものでしょうか。

やはり電話の問い合わせはなるべく減らしていきたいです。

当院は日々最小限のスタッフ数で診療しているので、色々な場面で人手が足りないと感じることは多いです。また稀にですが、1日の大半を電話対応に費やしてしまうこともあるので、電話対応にかける時間は減らしていきたいです。

特に電話でよくある問い合わせは、新規の患者さんからの予約に関する内容や、既存の患者さんからの治療に関する質問などです。治療に関する質問の場合、受付スタッフだけでは対応ができないので、やりとりに時間がかかってしまうことが多いです。

今はその対策として、メールやLINEでご相談いただくよう促すようにしています。

また、受付業務の効率化は行なっていきたいですね。

受付の専任スタッフは1名いますが、休憩や不在の時には交代で対応できるようスタッフ全員が受付業務を行なえるようにしています。先ほどもお伝えした通り、常に人手は足りない状況なので、受付業務の負担を少しでも減らして、他の業務に人手を回せるようにしていきたいです。

あとはカルテ出しもMedical Box Noteを導入して電子化したいと考えています。

本当は開業当初からサブカルテはデジタル管理にしようとしていたので、院内にはカルテ棚がありません。そのため、どんどん紙サブカルテを置くスペースがなくなってきているので、早めに電子化には取り組みたいです。

Medical Box Noteについてはこちら

＼ストランザが提供する受付業務のデジタルトランスフォーメーション！／

歯科医院ほぼ無人化計画

アポツールを今後、どのように活用していきたいですか？

新しい時代に合った、もっとスマートなクリニックにしていきたいと考えています。そのためにアポツールをもっと活用していきたいですね。

具体的には診察券アプリのQRコードチェックイン機能（自動受付）や、ささっとPayなどの活用を進めていきたいです。

自費診療以外の患者さんもチェアサイドで全て完結して帰れるようになれば、患者さんの利便性も高まりますし、受付の人件費も減らせるかと思います。

またそういったスマートなオペレーションが患者さんにとって「新しい」と思ってもらえるのではないかと思っています。

和氣先生、ご多忙のところ取材にご協力いただき、誠にありがとうございました！
今後もアポツールが、スマートな医院づくりに貢献できれば幸いです。

詳細はお問い合せください！

既にアポツールご導入いただいている医院様向けには、ストランザは60分のアポツール無料相談会を実施しています。

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Wデンタルクリニック

Wデンタルクリニック様は兵庫県加古川市のクリニックです。「良質な歯科体験を通じて人生を豊かにするキッカケを提供する」というコンセプトのもと、患者さんの気持ちに寄り添った治療提案をしています。今回は院長である和氣 佑香（わけ ゆか）先生に、同クリニックでApotool & Boxをどのように活用しているのかお話をうかがいました。