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Apotool & Box for Dentist

フルデジタル化で業務効率化とサービスの質向上を目指す!医院運営に不可欠なアポツール 若林歯科医院様の活用事例

若林歯科医院

オーラルケアクリニック青山 表参道 若林歯科医院様は「最高の歯科治療」と「上質なおもてなし」をコンセプトとしたクリニックです。表参道駅から徒歩4分の場所にあり、虫歯治療や歯周病治療、審美歯科、インプラント治療など、幅広い診療を行っています。

デジタル化を推進する同クリニックでは、10年以上前からApotool & Box(以下「アポツール」)を導入しており、日々の運営やスタッフの日常生活においても、なくてはならないツールになっているそうです。

今回は院長である若林 健史(わかばやし けんじ)先生に、同クリニックでアポツールをどのように活用しているのかお話を伺いました。

課題
  • アポイントを紙で管理しており、アポイント帳の取り合いや予約ミスが発生していた
  • 紙のカルテやレントゲンなどが大量に溜まり、保管場所に苦慮していた
  • 定期健診の予約を忘れる患者さんが散見された
  • 画像データを確認するために、別のツールへアクセスする必要があった
解決策
  • アポツールの導入による受付管理のデジタル化
  • 画像・動画管理Medical Boxの導入による、書類のデジタル化
  • 診察券アプリのリマインダー機能を活用
  • デジタルサブカルテMedical Box Noteの導入による画像の一元管理
効果
  • パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも予約が取れるようになった
  • 患者さんやスタッフの予定をクリニック全体で共有することで、生産性が向上した
  • 大量の画像をデジタル化し、一元管理できる目途が立った
  • 定期健診のリコール率が90%以上になった

歯科ドックを実施することで患者さんごとに最適な治療を提供

若林歯科医院 オーラルケアクリニック青山様のクリニックの特徴を教えてください。

当クリニックでは、歯周病の治療や予防を中心に診療を行っています。その際、補綴治療や修復治療を行う前に、まずしっかりとした予防処置や歯周基本治療を行い、歯茎などの土台を整えることを重視しています。

例えば、歯茎が赤く腫れて炎症している状態でセラミックのきれいな補綴物を入れても意味がありません。そのため、初診でいきなり詰め物をしたり、被せ物をしたりするのではなく、きれいで健康な歯茎に整えたうえで処置をすることが重要です。

もちろん、痛みや不都合があれば応急処置として痛みを止めることはしますが、それがひと段落したらすぐに最終的な治療を始めるのではなく、まず全体的な検査を行います。当クリニックでは、これを「歯科ドック」と呼んでいます。

歯科ドックでは、虫歯や歯周病の検査、噛み合わせの検査などを行い、口腔内の写真や顔の写真などを数十枚撮影します。また、噛み合わせのための型取りや模型作り、歯茎の検査などを行い、約1時間かけて資料を採得し、さらに1週間から10日ほどかけて細かく分析します。

次の診察では、約1時間半かけて写真や模型を見ながら、現在の口の中の状態を患者さんに詳しく説明します。どこが虫歯になっているのか、どこが歯周病になっているのかを明らかにし、それを治すためにはどうしたらよいかを説明します。

口の中をきれいに整えた上で治療を進めるという流れを話し、費用についても健康保険の場合と自由診療の場合の両方を説明します。このように患者さんに納得していただいた上で、治療がスタートします。これが最初のベースとなります。

人生100年時代といわれる中、自分の歯で美味しく食べ続けるためには何が必要かを考え、長期的な展望を踏まえた治療内容を決めてアドバイスしなくてはなりません。一通りの治療が終わったら、それで終わりではなく、そこからがスタートです。患者さんには一生涯にわたって定期的にメンテナンスに来てもらうスタイルを取っています。

オーラルケアクリニック青山 表参道 若林歯科医院
理事長 若林 健史 先生

このような治療のスタイルは、いつ頃から始まったのですか?

当クリニックは、開業して35年になります。私はその前に6年間、勤務医をしていました。最初に勤務したのが自由診療のみを行っているクリニックで、そこでの経験をベースに若林歯科医院を開業し、自由診療を中心に、健康保険も取り扱えるようにしています。

開業後は代官山で25年、恵比寿で10年、現在の場所に来て2か月になります。ここに移ってからも、昔からの患者さんがずっと通ってくれています。

また、長いお付き合いの中で、その方のご家族や親戚も来てくれるようになりました。東京都内はもちろん、千葉、埼玉、神奈川といった近隣から、さらには群馬、栃木、茨城、青森、新潟、長野、そして西の方からは名古屋や京都など、全国各地から紹介で来てくださる患者さんも多いです。

皆さん「きちんとした治療を受けたい」と考えており、自分の口の中の状況を歯科ドックで検査し、長期的な治療計画を立てたいという患者さんが多いです。

クリニックの移転をきっかけにデジタル化を推進する中、アポツールを導入

アポツールを導入された背景を教えてください。

代官山で25年間続けた診療室を、10年前に恵比寿へ移転しました。そのときから、院内をデジタル化していきたいと考えていました。それまでは、レントゲンもアナログのフィルムを使い、アポイント帳も紙で管理していました。

移転の少し前から、オリジナルのデジタルアポイント帳を作り始めていましたが、アポツールというアポイント管理をデジタル化する専用のシステムがあると知り、導入することに決めました。

機能が充実しており、使いやすさも抜群だったので、自社で作るのをやめ、アポツールを中心に診療室を構築することにしました。

特に受付が診療室の司令塔になるため、まずはそこをしっかり整えるため、アポツールを活用しました。また、レントゲンや口腔内のスライドなどもデジタル化しました。

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アポツールを導入する前、クリニックにはどのような課題がありましたか?

受付を紙で管理していた頃は、アポイントの取り扱いが非常に大変でした。

例えば、受付で患者さんのアポイントを取っている最中に別の患者さんから電話がかかってくると、アポイント帳が必要になり「それ貸してよ」という状況が発生し、アポイント帳の奪い合いになってしまいました。

アポイントを取っている途中で、別のスタッフにアポイント帳を取られることもあり、業務がスムーズに進みませんでした。

また、アポイントの変更があると、鉛筆で書いたものを消して新しい情報を書き込む必要がありました。しかし、消し忘れなどがあるとアポイントミスにつながる可能性が高く、管理が難しかったです。

アポツールを導入して良かったと感じるのは、どのような部分ですか?

アポツールを活用する一番のメリットは、受付だけでなくパソコンやスマホ、タブレットなど他のデバイス上でも、同時にアポイントが取れることだと思っています。

一方のデバイスでアポイントが取られて枠が埋まったら、瞬時に別の端末でもその枠はクローズになります。これにより、さまざまなデバイスと連携してアポイントが取れるため、非常に便利です。

例えば、チェアサイドで衛生士が次のアポイントを取る際、受付まで行かなくても、その場でアポイントが取れます。

さらに、知り合いの方が私の携帯番号やLINEを知っていて、外出中に「先生、急に歯が痛くなったので予約を取りたいです」と連絡があったとしても、その場で予約までつなげられるため重宝しています。

昼間であれば電話でも対応できますが、夜や時間がないときでもスマホで確認し「●日●時からはどうですか?」とアポイントを取れます。多くの患者さんが紹介で来院するため、私自身が予約を取ることも多くあります。

アポイントの取りやすさという点において、アポツールは非常に優れていると感じています。

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スタッフ間の情報共有と効率的なスケジュール管理を実現

普段、クリニックではアポツールをどのように活用されていますか?

当クリニックにはパソコンがあちこちに配置されており、受付やチェアサイドにもiPadを置いています。スタッフにはスマホを持ち込むことを許可しており、患者さんからの問い合わせがあったときなどに、アポイントの確認をすることも可能です。

また、受付以外の場所で電話を受ける機会があるため、瞬時にアポイントを取れるのは非常に便利です。スタッフがさまざまなデバイスからアクセスできるため、効率的にアポイント管理ができます。

アポツールのどのような部分が気に入っていますか?

アポツールを活用することで、スタッフが自宅で翌日の自分が担当する患者さんの情報を確認し、心づもりをしてから出勤できます。つまり、予習ができるわけです。

例えば、アシスタントが翌日にインプラントの患者さんがいることを把握していれば、事前にインプラントの準備をいつまでに済ませておくべきかを調整できます。こうしたスケジュール管理ができる点や、スタッフ間で情報やアポイントを共有できるのが大きなメリットです。

私のスケジュール管理もアポツールで行っており、診療の予定や休み、学会などの情報を入力しています。スケジュールにイベントを入力しておくと、その時間にはアポイントが入らないようになっています。スケジュールに「不在」と書いておけば、スタッフもその時間にアポイントを入れないように確認することが可能です。

また、他のスタッフのスケジュールも共有できます。例えば、ドクターの●●さんが5時までしかいないことや、衛生士の〇〇さんが午前中のみ勤務であることなど、スタッフの予定を把握できます。これにより、効率的なスケジュール管理が可能です。

これは余談ですが、例えば飲みに行ったときに、隣にいた人と親しくなり「歯医者さんなんですね。歯を白くしたいんですが」という話になったとします。そのときに「じゃあ電話ください」と言うだけでは、実際に連絡が来ることはほとんどありません。

しかし、その場で「この日空いていますけどどうですか?」とアポイントを提案すれば、来てもらえる可能性が高くなります。そのため、ちょっとした営業ツールとしても活用しています。

リマインダーの活用によって定期健診のリコール率が大幅に向上

アポツールの導入によって、どのような効果がみられましたか?

手帳を見なくても、アポツールを見ることで自分のスケジュール管理ができるので、アポツールは私にとってなくてはならないツールです。

クリニックもアポツールをベースに動いています。そのためアポツールがなくなると、クリニックも私自身もどうにも動きがとれなくなるでしょう。もちろんスケジュール手帳も持っていますが、アポツールがないと仕事だけでなく、日常生活も回らなくなってしまいます。

また、アポツール上の患者さんのアポイントメントには、個人情報や過去の治療履歴などが書かれています。例えば、詰め物が必要な場合や、院長による11時のクリーニングを希望している場合など、受付の担当者はすぐに情報を把握することが可能です。同時に、担当者や衛生士などの関係者も確認でき、さらに過去のアポイントメントや治療履歴もすべて時系列で確認できます。

これにより、過去の治療内容や症状から、今回の問題や治療方針を予測することが可能です。そのため、スタッフはアポイントメントの調整や治療計画を検討する際に、患者さんの過去の情報を活用できます。

このような情報管理を紙の書類で行おうとすると非常に時間がかかりますし、実現するのは困難です。また、カルテを探しに行く間、患者さんをお待たせしてしまいます。こういった時間のロスを減らせたことは、導入後に実感している大きな効果ですね。

予約のキャンセル率などへの影響はありましたか?

リマインダーを送ることで、予約を忘れる患者さんが減ってきています。それによって、キャンセル率がかなり低下しています。

普段の治療や定期検診、メンテナンスなど、当院の患者さんたちは定期的に来院されます。次回の定期検診の予約も事前に取っていますが、ときには忘れてしまうこともあります。

しかし、リマインダーが送られることで「あ、そうだ」と思い出し、9割以上の患者さんが予定通りに来院してくれています。

そのため、定期健診のリコール率が非常に高くなったのはメリットです。当クリニックでは、患者さんおひとりにつき1時間のペースで健診を行っているため、キャンセルがあるとその時間が無駄になってしまいます。

アポツールの活用によって、管理がしっかりと行われているおかげで、効率的に運営できています。

笠井歯科医院

診察券アプリの登録率は90%以上!ドクターが治療に専念しやすい環境を実現

診察券アプリに対する患者さんからの反応はいかがでしたか?

受付業務の様子を見ていると、比較的若い患者さんへはスムーズにアプリが受け入れられています。カードの診察券が不要になるのは良いことだと感じているようです。

しかし年配の方々に関しては、アプリの利用方法に戸惑う場合もあります。スマートフォンの使い方自体も理解しづらい場合がありますので、スタッフが丁寧にご案内しています。一度登録が完了すれば、あとは比較的スムーズに進みますが、登録までに少し時間がかかります。

ただ、基本的にはほとんどの人がスマートフォンを持っているため、現在の登録率は9割程度になっています。

診察券アプリについてはこちら

診察券アプリを導入したことでどのような効果が得られましたか?

診察系アプリを利用している患者さんが診療室に来た際には、まずQRコードを読み込んでもらいます。これにより、患者さんの来院を確認し、スタッフがご案内できるようになります。

また、クリニック内の患者さんの位置も瞬時に把握できるため、周囲のスタッフが円滑に対応でき、ドクター自身が確認をする必要がなくなり治療に専念できる点もメリットです。

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クリニックのペーパーレス化を実現するために不可欠なMedical Box Note

Medical Box Noteを導入された目的、背景を教えてください。

今年の目標は、Medical Box Noteを活用して、すべての紙のカルテをなくすことです。

35年もの間クリニックを営んでいると、膨大な数の紙のカルテが溜まってしまいます。実際、このクリニックの奥には倉庫があり、そこには過去35年分の紙のカルテやレントゲン、デジタル化する前のフィルムなどが保管されています。

この状況を改善するために、ペーパーレス化を実現したいと考えています。

Medical Box Noteについてはこちら

15〜16年前、代官山で診療していた頃には、口腔内スライドをフィルムで管理していました。その数は約10万枚にものぼり、保管場所にも困っていました。

近くに毎月7〜8万円の家賃がかかるワンルームマンションを借りてそこに保管していたのですが、家賃がもったいなかったので、すべてスキャニングしてデジタル化し、フィルムも廃棄し、部屋は解約しました。

この経験から、今度は紙のカルテもなくしたいと考えています。現在、内科の診療所などでもカルテを使わず、ほとんどがパソコンで情報を管理しています。やはり、医療業界全体がこの方向に向かっているように感じますね。

アポツールでクリニックのフルデジタル化を実現しサービスの質を向上したい

アポツールで今後やりたいこと、今やろうとしていることを教えてください。

現在、当クリニックではシステムの移行を行っています。以前は画像管理に他社のソフトを使用していましたが、今はその画像をMedical Boxに移行中です。これにより、毎回他のソフトにアクセスする手間がなくなり、スムーズに画像を確認できるようになります。

ただし、多くの画像があるため、連携がスムーズに行えるように試行錯誤しています。成功すれば、紙のサブカルテを使用せずに画像やレントゲンの管理をパソコン上で行え、瞬時にアクセスできるようになります。

現在はこの移行作業に集中しており、どのようなシステムを構築すればよいかを模索中です。

また、将来的には、スタッフの出勤状況や外部での予定を含めて、クリニック全体をデジタルで一元管理していきたいです。

例えばカウンセリング資料の進捗管理やシフト管理、勤怠管理など、さまざまな面でフルデジタル化を実現したいと考えています。これにより、スタッフと患者さんの状況を効率的に管理できるようになり、より質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。

表参道 若林歯科医院 オーラルケアクリニック青山の若林先生、スタッフの皆様、ご多忙のところ取材にご協力いただき、誠にありがとうございました。また、アポツールがクリニックの運営に欠かせないツールというお言葉もいただき、重ねて御礼申し上げます。
クリニックのフルデジタル化を実現すべく、今後もアポツールをぜひご活用ください。

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