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和光市デンタルオフィス インプラント・矯正ステーション

ペーパーレス歯科医院!予約管理から院内の情報共有もアポツールで管理

【導入事例インタビューMovie Case4】
患者さんに寄り添った「わかりやすい説明」と常に気遣いを忘れない埼玉県の和光市デンタルオフィス インプラント・矯正ステーション様。(以下:和光市デンタルオフィス様)2020年4月のご開業と同時にアポツールをご導入いただきました。
なんと診療システムは全てペーパーレス化し、効率的な医院オペレーションを確立されています。予約、患者さんの情報、院内の事務連絡までもアポツールを上手に活用しシステムで管理していらっしゃる様子を取材させていただきました。

和光市デンタルオフィス内観

和光市デンタルオフィス インプラント・矯正ステーション

  • 古川 智基 先生写真

    古川 智基 先生

所在地:埼玉県和光市
規模(ユニット数):4台
目的・効果: オペレーション体制、コミュニケーション向上、ペーパーレス、予約管理、患者管理、情報共有

院内のシステムは全てペーパーレス!

まず和光市デンタルオフィス様の医院の特徴を教えてください。

私は医療関係の家系ではなく一般家庭で育ってきたので、昔から歯科医院に対して「治療の内容がわからない」「説明がなくて不安だな」というイメージがありました。
その経験があるからこそ、わかりやすい説明や丁寧なカウンセリングをしっかり行った上で治療させて頂く、という事をコンセプトとして大事にしています。

ドクターは気づかないうちに、専門用語を使った説明をしてしまうことがあるのですが、
患者さんの立場からすると「わからないな」と感じることがあると思うんですよね。

「実のところ患者さんはドクターの説明に対しとりあえず頷き、その場に合わせた返答をして治療を受けているのかもしれない」と歯科医師になって感じる事がありました。その為、患者さんの目線に立ってきちんと理解して頂ける説明をするようにしています。

その結果「他の歯医者さんでちゃんと説明をしてもらえなかった」「説明を受けたけど、結局よくわからなかった」といった理由で当院にお越し頂いた患者さんには、特に喜んでいただいています。それが当院の特徴です。

 

開業と同時にアポツールを導入して頂いたきっかけを教えてください。

当院はレセコンも含めて全てペーパーレスで進めていくというコンセプトで開業しました。
ペーパーレスで進めるということは、紙の診察券もいらないということになります。

アポツールには診察券アプリがあるので、当院がペーパーレスの医院経営を進めていくのであれば、開業当初から診察券アプリがあるアポツールを導入しておく必要があると思いました。やはり診察券アプリの存在は大きかったですね。

インタビュー動画はこちらからご覧いただけます↓↓

紙の診察券は全く発行していないのですか?

はい、ちょっと振り切ってはいるんですけど当院の診察券はアプリ一択にしています。

スマートフォンを持っていない等の理由で診察券アプリを入れる事が出来ない患者様に関しては、ご自身の手帳などに予約日を記入してもらったりしています。そうする事で、当院では一切、紙の診察券は置かないようにしてます。

 

 

カレンダー画面の活用方法について

患者さん関する細かいメモや予約に関するメモがとても細かく記載されていますね!

患者さんのメモ欄には、患者さんに関わる全スタッフ(受付・ドクター・衛生士・助手)が気づいたことを自由に書くようにしてます。特定の立場の者だけが書くというルールにはしておりません。
(※アポツールはクラウド型のシステムであるため、情報がすぐに反映されるため医院全体で情報共有がしやすい)

 

 

院内の情報共有もアポツールで行っているのですか?

歯科材料の注文は紙のノートに書いて管理する事が多いと思いますが、当院は基本的に診療システム全てがペーパーレス化しているので、歯科材料の注文リスト、院長や衛生士のToDoリスト、等もアポツール内にある掲示板に載せるようにしています。そうする事で今月の目標や終わらせないといけない仕事等が毎日目に入るので、意識して仕事をする事ができます。

レセプトコンピューターの場合ドクター主体で入力をするので、それを使い情報を共有するというのはなかなか難しいと思います。

そう考えると、アポツールは全職種にとって一番情報を共有しやすいプラットフォームかなと思います。

 

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自動メッセージの活用方法

自動メッセージはどのように活用されていますか?

治療前のリマインダーに関しては、2日前と当日の朝に設定をして送っています。
やはり、アポツールの良いところは、2回タイミングを決めて送れることだと思います。

例えば、3日前に1回だけリマインダーを送るだけだと忘れてしまう方も多いので、2回リマインダーを送る事ができるのは重要ですね。

 

自動メッセージの効果はいかがですか?

開業してまだ間もないので、はっきり効果が分からないですけど

何もしないより、リマインダーを送ったほうが確実に効果があると思います。

また僕は、リマインダーを嫌がる方もいるかもしれないと思っているため、開院してからずっと「今2回、リマインダが行くと思うんですけど、その間隔どう思われますか?」「当日に連絡くるって、どう思います?」といったヒアリングをしています。

 

そうなんですね! 2回のリマインダーに対する患者さんの反応はいかがでしょうか。。?

「2回リマインダーが送られてきても気にならない」という患者さんの方が多いと思います。
患者さんは結構正直な意見をくださるので助かっています。

(ヒアリングする等の)そうした気配りがきちんとできてれば、患者さんもわかってくれますので、2回リマインダーを送る事については、やはりメリットの方が大きいかなと思います。

 

オンライン診療の活用について

オンライン診療も早速ご利用いただきありがとうございます!率直に、使って頂いた感想を教えてください。

すごくいいと思います。
他のツールで優れたものもありますが、患者さんがインストールをしなければいけないものもあります。
アポツールのオンライン診療であれば、患者さんは事前にインストールは必要ないですし、URLをクリックすればアクセスすることができます。

その為、インストールの作業が難しい年齢層の方も簡単にオンライン診療を受診することができるので良いと思います。

また、医院のホームページに予約を受け付けるリンクを簡単に貼ることもできるので、患者さんが予約を取りやすいというメリットもありますよね。

 

オンライン診療の予約を従来のカレンダー画面で管理することについて

オンライン診療を行う場合、院内の雑音が入ってしまいますので、どこか個室を確保しておく必要があります。
カレンダー画面にオンライン診療の列が別にあることで、見落としてしまう心配もありませんし、院内の準備もスムーズにできるので良いと思います。

 

 

今後オンライン診療はどのように活用していきたいと考えていますか?

オンライン診療だと直接お口の中を拝見することができないので、ホワイトニングや矯正の金額に関する相談や、今後どのような処置をしていくのかという説明に活用していきたいと思っています。

 

古川先生、和光市デンタルオフィスの皆様お忙しい中どうもありがとうございました。アポツールがペーパーレス化の一翼を担えているようで大変嬉しく思いました!
これからも、歯科医院に寄り添った予約システム・経営管理システムとして、ご期待に添えるように日々進化してまいります!

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