アポツールを導入された背景を教えてください。

当院を開院したのが2020年の4月で、新型コロナが始まった時期でした。ちょうど歯科業界でもデジタル化の流れが加速していた時期だったこともあり、アポイントメントや経営状況などをデジタルで分析できるツールの必要性を感じていました。

また、将来的にペーパーレスでの医院運営というものを見据えていたので、当時のアポツールにはそういった機能はありませんでしたが、今後の発展性に期待して導入を決めました。

i-スマイル歯科クリニック 院長 和田 圭祐 先生

アポツールで気に入っている機能があれば教えてください。

今使っている全ての機能が気に入っています。本当に素晴らしいと思います。アポツールなくして、ここまでスムーズな医院運営ができなかったと感じています。

当院は完全個室での診療なのですが、アポツールで情報共有や次回予約の依頼（※）ができるので、受付への情報伝達もわざわざ受付に伝えに行ったり、インカムなどで伝えたりしなくてもスムーズなやりとりが可能です。

Medical Box Noteから次回予約の依頼が可能

また「来院状況」画面では、患者さんのステータス（例：治療中、会計待ち）が確認できるので、スタッフ全員がこの「来院状況」画面をよく見ています。お待たせしてしまっている患者さんも一目で分かるので、受付スタッフが気づいてフォローに入ることもできます。

「来院状況」画面（サンプル）

さらに、Web予約はユニットの稼働率の向上に大きく貢献しています。私が寝ている間も予約が入ってくれるので、そこも良いところだと思います。

ApotoolのWeb予約機能がアップデート！「患者さんに優しい」を考えたデザインへ

当初は新規の患者さんのみWeb予約を解放していたのですが、徐々に運用に慣れてきたタイミングで既存の患者さんにも使っていただくようにしました。担当医や予約ができるタイミングなど細かく設定できるので、意図しない枠に予約が入ることはほとんどありません。

リニューアルされたWeb予約の画面

実際にアポツールを導入いただいた効果はいかがでしょうか。

スタッフは何かミスしてしまった時に大きなストレスを感じると思いますが、アポツールはヒューマンエラーを防げるのが良いですよね。

アポツールは最初の設定をしっかり行えば、その設定通りにしか予約が取れないので、誤った予約を取ろうしても、エラーを表示してアポミスを防いでくれます。

昔は歯科医院で働くスタッフは、アポイントから電話対応、カルテ出しまで、何でもマルチにこなす必要がありましたが、今はこうしたツールのお陰で負担も減ってきているのではないかと感じています。

また当院では、残業はほとんどなく、スタッフは定時後10分以内には業務を終わらせて帰宅しています。これもアポツールで効率化できているからこそ実現できていると思います。

電子サブカルテ「Medical Box Note」導入のきっかけについて教えていただけますか？

私が居たアメリカでは、ハリケーンなどの災害によって、カルテが流されてしまうといったことがあり、サブカルテの電子化が進んでいました。

その経験もあり、医療記録の確実性・安全性を高めるためにもクラウドでの管理が重要だと考えていました。

紙カルテの場合、出し入れなどの作業が大変というのもありますが、一番怖いのは、カルテ自体を紛失してしまうことです。間違ったファイルに入れてしまい、もう二度と出てこないということが起きるリスクがあります。

万が一、紛失してしまった際に見つかるまで探さなければならないというのも、ドクター、スタッフ双方にとって、非常にストレスです。

電子カルテ化によって、そういったトラブルがなくなるのは大きなメリットだと思います。

実際に導入いただいた効果はいかがでしょうか。

想定していた以上の効率化ができました。これまで、カルテ出しや片付ける作業が毎日1時間かかっていましたが、今はMedical Box Noteを開けるだけで済むので、その時間がゼロになりました。

また当院では、衛生士のクリーニング用の部屋と、ドクターの治療用の部屋を分けているのですが、わざわざカルテを持っていかなくても、情報共有がスムーズにできるようになりました。

Medical Box Noteの導入にあたり、移行時に注意されていたことなどはありますか。

やはり新しいツールを導入する際は、どうしてもスタッフ達には負荷をかけてしまうことになるので、辛そうだなと感じることもあります。

しかし、新しくすることで「最終的に患者さんのためになる」「働く環境が良くなる」ということを粘り強く伝えていき、皆で共通認識を持って乗り越えていくことが大事かなと思います。

あとは私よりも若い世代の方がこういったデジタルツールに慣れているので、スタッフの中からリーダーを立てて、推進してもらうというのも一つかなと思います。

最初の移行は大変でも、慣れていけばその利便性がこれまでの苦労を上回るので、スタッフ達も「もう戻れないね」と言っています。

今後、アポツールに期待することを教えてください。

他院との連携がオンライン上でできるようになると良いなと思っています。これまでの診療履歴や処方箋の情報が連携され、紹介状などもオンラインで送れるようになると患者さんの利便性が向上すると思います。

また、アメリカのように専門医同士がクラウドでつながって、症例の共有などができるようになると良いなと思っています。

iスマイル歯科クリニックの和田先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！