半年以上探してやっと出会えた求めていたシステム！
あんざい歯科医院
小田急相模原で30年という長い間、地域の皆様と向き合い、具体的に頂いた声や気づいたことを文化として取り入れた医院経営を行っているあんざい歯科医院の安斉先生にApotool&Box for Dentist導入前のお悩みや、導入の決め手などを伺いました。
 安斉昌照 | ＜主な経歴＞2007年 |
－Apotool&Box for Dentistを導入する前に、どんなことで悩んでいましたか？
当院では次回治療の予約、予約日時の確認、 キャンセル、日時変更などをお電話で行うことが多いです。 今までは患者様の予約日程管理を、紙のアポイント帳に手書きで行っていましたので、 電話をしながらアポイント帳を探して患者様の予約を探したり、棚に閉まってあるカルテから次の治療内容を確認して、次の予約日時がいつか予測しながら紙のアポイン ト帳から探したり・・
結果的に電話対応で患者様をお待たせしてしまい、スタッフの時間が必要になるという問題があり、悩んでいました。
また、Webから予約が入ると、FAXで内容が送られてくるシステムを入れていますが、 これもうまくいっていません。希望時間帯が紙のアポイント帳と予約が重なっている時間もあり、日程の再調整をしないといけないことがあるのです。
そういう場合は患者様にご相談の電話を行うものの、つながらないことも多いです。 予約された日時が迫っても連絡が取れなかったり、希望時間帯で予約できないことが理由で見送ることがあったりと、せっかく予約してくださった患者様のご希望にお応えできないこともありました。
例年12月には新患・急患が多くなる傾向があり、予約管理だけでも慌ただしくなるので、それまでには新たな仕組みを整えておかなければと考えていました。
－ありがとうございます。整理すると
①紙のアポ帳で予約管理をしていたが患者様をお待たせしてしまうことがあること、
②既存のWeb予約システムでは予約が入るたび にFAXが入るが、既に埋まっている時間帯もあり、電話をするが繋がらなくて、せっ かく予約してくださった患者様のご期待に答えられないことがあるということですね。
－ちなみに、Apotool&Box for Dentistはどこでお知りになられましたか？
日本歯科新聞社、月間アポロニア「院長夫人の出番です」でおなじみの株式会社グランジュテ代表の丹野祐子様からのご紹介でした。
－有名な方にご紹介いただいていて嬉しいですね！ちなみにApotool&Box for Dentist を知ってからすぐ導入していただいたのでしょうか？ご検討にはどのくらい時間がか かりましたでしょうか？
ご紹介されてからストランザに連絡し、一度社員の方にApotool&Box for Dentistについて説明してもらいました。
システムの機能を説明してもらいながら画面や操作感を確認して、これなら自分もスタッフも使いやすそうですし、これまでの課題を解決してくれるシステムだと感じました。
全て操作がシンプルで分かりやすいのが、とても気に入りました。
導入決定には最終的に院長判断が必要なので、その日のうちに相談したところ、「現場のスタッフが使いやすいならシステムを導入しよう」ということで即決でした。
－何が決め手となってApotool&Box for Dentistを導入しましたか？
当院では3社のシステムを比較しましたが、決め手となったのは、画面の見やすさと費用面、今後データ化していきたい技工物の管理が可能というポイントです。 歯科医院で設備投資できる優先順位はユニットが最優先で、それと同等の費用がかかる他のメーカーA社のシステムは導入に踏み切れない。アポイント管理にそこまでの費用を割くのは難しい。
また、別のメーカーB社は、初期費用が約100万円とメーカーAよりは安いが、その費用に応じたシステムとは感じられないし、技工物の管理で技工所の登録が1か所しかできないことがネックでした。技工所によって技工物の納品日が異なるのに、その納期を1つしか登録できないと不便です。
ストランザのApotool&Box for Dentistは画面のUIがoutlookのスケジュール管理と 画面構成が似ており（奥様やスタッフにとって）操作感と画面の見やすさも好評価でした。さらに、技工物の複数管理も可能でした。
また勤怠管理において、当院ではタイムカードで各スタッフが打刻したものを集計して給料の支払いを行っており、給料が20日締めの25日支払いなので、間に祝日が入ると作業時間が少なくなり、とても大変でした。Apotool&Box for Dentistでは勤怠連携までできるので、とても嬉しいですね。
ー導入して一週間が経ちましたが、どの様な点で業務が改善されましたでしょうか？
なんと言っても、受付での業務が大幅に改善されましたね。
患者さんから予約の電話がかかってきた来た時に、カルテを探す手間が省けているのは大きいです。Apotoolですと患者検索機能を使えば簡単に検索ができて、受付業務が非常にスムーズになったと実感しています。
また、院長がお休み頂いてる時に懇意にしている患者さんから個人的にメールで連絡を受けた時でも、以前は医院のアポイント帳を見ないと予約を取ることができませんでしたが、Apotoolを導入してからはスマフォから状況を見て予約を入れことができる様になったのは便利だと言っていました。
－ありがとうございます。今後についてはどのようにお考えでしょうか？
まずは紙のアポイント帳から新システムへの移行が最優先です。 システムでの予約管理ができるようになれば、次には技工物管理を行っていきたいですね。
今後はSMS（ショートメッセージサービス）を使ったメールアドレス取得にもチャレンジしたいですね。患者様へのコミュニケーションを強化して、来院率のUP、 満足度のUPへとつなげていきたいです。
また、近隣に在日米軍の基地があるので、医院のHPに英語版を作成する予定です。
ApotoolのWeb予約の新バージョンには治療の写真を載せることができるので、日本語が話せない方にとってもイメージが湧きやすくなるので使い勝手が良さそうで、早く使える日を楽しみに待っています。
－はい、SMSを使ったメールアドレス取得も落ち着かれましたらぜひお試しください。本日はありがとうございました。
取材担当：笹本 巧
笹本からの一言
「安斉先生並びにスタッフの皆様、お忙しい中ご協力いただきまして本当にありがとうございました！引き続きサポートさせて頂きますのでよろしくお願いします。」
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