補助金の活用でApotoolを導入しました！！

2017年3月25日

ＩＴ導入補助金を活用してのApotool&Boxの導入の手続きは簡単でしたか？

一次の申請期間が非常に短かったのですが、顧問先の会計事務所さんもサポートしてくださった事もあって、簡単ですぐに準備することができました。

これまで患者さんのアポイントは受付にある一冊のノートで管理をしていたのですが、流石にこの先、これでは難しいことはわかっていたので、今回の補助金制度は、予約システムを導入する大きなきっかけになりましたね。しかも、Apotool＆Boxの話もお友達の先生から、「すごく良いよ」って聞いていたので、FacebookのIT導入助成金の記事を見た時には、「これだ！」と思いましたね。
すぐに担当営業の方からの説明をうけることができたのも、本当にタイミングが良かったですよ。

紙のアポイント帳からシステムへ

もともと手書きのアポイント帳をこれまでずっと使っていて、膨大な情報をApotool＆Boxに移行する作業に不安を感じていたのですが、全くとりこし苦労でしたね。本当に意外と簡単に進みましたよ。1週間はかかるかなと思っていたのですが、操作がとても簡単で1日もかからずに終ってしまい翌日からは予約の管理がノートからシステムに変わっていましたよ。
うちだけがこんなに早く、簡単に移行出来たのではなく、システムが本当にわかりやすいんですよね。勿論、スタッフの中には以前に別の医院で他の予約システムを使っていた人もいるのですが、大半は初めての人ばかりで、みんなで教えながらゲーム感覚で楽しみながら進められました。結構、スタッフ間で笑いがでたりで、楽しんでやってくれましたね。ただ、「受付だけがわかっている」という環境はつくりたくなかったので、全員で取り組みました。

また、事前にApotoolで予約管理をすると、なにができるのか？どうなるのか？ってシュミレーションをしっかりしていたので、そこも大きな勝因だったかもしれませんね。
新しいシステムを導入する際に大切なのは、しっかりとした事前準備なんですよね。

Apotool＆Boxを活用するにあたって。

予約の画面はアポイント帳と同じように各ユニット毎の表示にして、列の名前を変えただけ。それと、うちの場合、診療内容が、一般・小児・矯正と大きく分けると３つになるのですが、これもApotool＆Boxの診療メニューに上手く取り込めることができたので、今までの運用を維持しながら使えてますね。今までの運用を変えずに効率化できると言うのは、Apotoo&Boxの大きなメリットですね。

導入して変わったことは？

今回、導入前のシュミレーションと設定を進めていくうちに、再度、今までのアポイントの取り方に疑問を持ったり、改善ポイントに気づいたりで、結構、根本的な改善にもつながりました。
今更ながらなのですが、医院運営にとって、適正な予約管理って本当に大切だと、あらためて感じましたね。それから、これを機会にチェアサイドで予約を取るようにしたのですが、この改革も良い結果につながるかなと期待しています。

Apotool＆Boxで今後活用していきたい機能はありますか？

スタッフ全員が活用していけるシステムであって欲しいです。予約管理や患者さんの行動管理までもが、しっかりとデータ化されて行くのは、とてもありがたいですよ。まだまだ、使い始めたばかりで、色々な機能があるのは知っていても、使うってところまでは行っていないのですが、Apotool&Boxには大きな期待を持っていますね。【Intelligence】にも非常に期待しています。レセコンの日計と月計データを取り込み、それを予約システムから取得するデータと合わせて、一気に医院の見える化が出来るって本当に凄いです。私だけの考えだけでなく、つまり、感性だけでなく、見たい時にいつでも確認できる本当のデータがあるって、物事を客観的に判断でき、スタッフの一つの評価基準にもなるので、上手に活用をしていきたいですね。