アポツールを導入された背景を教えてください。

アポツールは勤務医時代に働いていたクリニックから利用していました。

操作性も把握しており、使い勝手も良いツールだと感じていて、何の不満もありませんでした。そのため、自身が開業するにあたってそのまま導入することにしました。

なぎ歯科クリニック大島 院長 杉本 義樹先生

アポツールをどのようにご活用されていますか？

当院では、患者さんの特記事項を細かく分類しており、アイコン機能を活用して、カレンダー画面上で一目でわかるようにしています。カルテを確認しなくてもスタッフ全員がすぐに把握できるのは便利だと思います。

これによって、例えば、足腰が悪い患者さんは受付から近いユニットに案内をするといった対応ができるようになっています。

また、当院では初診の際に、患者さんに治療の希望に関するアンケートに回答してもらっていいます。主訴だけを直したい患者さん、保険診療で済ませたい患者さん、自費診療を希望される方などをアポツール上で分類して、それぞれの患者さんに合った提案や治療ができるようにしています。

その他によく活用している機能はありますか？

キャンセル待ちリストの機能を活用するようにしています。ご希望のお日にちより2週間以上、予約が先になってしまった患者さんの中で、早めの予約を希望される方はキャンセル待ちリストに登録をして、予約のキャンセル（空き枠）が出た際に連絡するようにしています。

これによって、万が一当日キャンセルが出た場合でも、キャンセル待ちリストの患者さんに連絡を取り、空き枠を作らないようにして、ユニットの稼働率を上げるように努めています。

Medical Box Noteを導入された理由を教えてください。

開業するにあたり、最低でも6台のユニットを設置できるようにしたいと考えていました。

しかし、当院は30坪前後の広さで、カルテ庫を作ってしまうとスペースが限られてしまい、それが難しい状況でした。

そのため、Medical Box Noteを導入して、サブカルテを電子化することで、カルテ庫を作らない院内設計にすることにしました。これによって、限られた敷地を有効活用できるようになりました。

「Medical Box Note」について詳しく知りたい方はこちら

Medical Box Noteを導入された効果はいかがでしょうか。

当院のようにあまり敷地が広くないクリニックの場合、カルテの保管のために賃貸の部屋を借りることもあると思います。しかし、そうすると都内の場合、月々のコストが最低でも十万円前後はかかってしまいます。Medical Box Noteでサブカルテを電子化することで、そういったコストの削減にもつながっていると感じます。

また、紙のカルテの場合、毎回紙を印刷してカルテを書く必要がありますよね。データ化することで、紙にかかるコストの大幅な削減にもつながっていると思います。

前のクリニックで使っていた紙のサブカルテと比べて、Medical Box Noteの使い勝手はいかがでしょうか。

勤務医時代に紙のサブカルテも使っていましたが、個人的には、紙より使いやすいと感じています。

例えば、用紙を追加したい場合に、Medical Box Noteであればクリック1つで追加できて楽です。一方で、紙の場合は新しい用紙を印刷する手間がかかりますし、その分、紙のコストもかかります。

また用紙のフォーマットを変更したい場合も、紙カルテでは新しいフォーマットの用紙を大量に印刷し直す必要がありますが、Medical Box Noteではテンプレートに登録し直すだけで完了します。

あとは、Medical Box Noteの定型文の機能は重宝していて、クリック1つで必要な情報を貼り付けられ、最低限のサブカルテの記入が終わるので、忙しい時に非常に便利だと感じています。

紙のサブカルテの場合、記入者によって字のクセがあるため内容が読みにくいこともありますが、そういった状況も解消されています。

普段、Medical Boxをどのようにご活用されていますか？

当院では、初診時に必ず5～6枚の口腔内写真を撮るようにしています。初診担当医が口腔内診査を行なっている間に、撮影した写真をすぐにMedical Boxに取り込んで、ユニットサイドで患者さんにお見せできるように準備します。

口腔内カメラ（ペンスコープ）での撮影も行なっているので、その写真とあわせて、患者さんに口腔内の情報をより多く画像で伝えるようにしています。

また、当院では主訴が解決したタイミングでTCによるファーストコンサルを行なっており、治療の意義や、口腔内の問題点、治療計画をお伝えしています。その時にもMedical Boxを活用して、患者さんへの説明をしています。

特に意識が高い患者さんや家族で相談が必要な患者さんには、Medical Boxから診察券アプリにレントゲン画像などを送るようにして、他医院との差別化も図っています。

「Medical Box Note」について詳しく知りたい方はこちら

Medical Boxを導入された効果はいかがでしょうか。

レントゲン画像や口腔内写真をいつでもどこからでも確認できるのは大きなメリットだと思います。これにより、自宅などでも治療計画を立てることができますし、私が勉強会で不在の時に勤務医から相談の連絡があった場合でも、すぐに写真を確認して、アドバイスをすることができるようになるので、便利だと思います。

診察券アプリの患者さんからの反応はいかがでしょうか。

基本的にほとんどの患者さんがすんなりと受け入れて、利用されています。今や、色んなお店などでアプリを導入している時代なので、それほど抵抗はないようです。

診察券アプリを導入された効果はいかがでしょうか。

当院では、ほとんどの患者さんが診察券アプリを利用しています。そのため単純なことではありますが、診察券を用意する必要がなくなり、その分のコストがかからなくなりました。

また、紙の診察券の場合は自宅に忘れてくる患者さんが多いですが、スマホを忘れる人はほとんどいないため、診察券忘れといったこともありません。

患者さんの中には診察券アプリに抵抗がある方もいらっしゃるので、その場合は、100円で紙の診察券を発行するようにしています。そういった取り組みもあり、ほとんどの患者さんが診察券アプリをインストールしてくれています。

診察券アプリのご案内時に工夫されていることはありますか。

診察券アプリを導入した際にストランザさんから送られてきた診察券アプリのパンフレットをラミネート加工して、患者さんの案内用に使っています。

案内の仕方としては、初診時に問診票を記入してもらっている間に診察券アプリのダウンロードも一緒に行なっていただくように誘導しています。

診察券アプリについて詳しく知りたい方はこちら

今後アポツールに期待すること、ご要望があれば教えてください。

現状の運用に十分満足しています。しかしまだ利用していないところでいうと、問診票やお会計※の機能は気になっているので、今後余裕が出てきたタイミングで検討したいと思っています。

※キャッシュレス決済「お会計さん」＋「ささっとPay」

今後、期待する機能としては、クリニック独自のポイント制度を管理できるアプリなどがあったら面白いのではないかと思っています。

例えば自費治療を受けた際に、支払い金額の一部をポイントとして加算されるようにして、そのポイントを貯められた患者さんには、自費治療を1つサービスするといったイメージです。

これを導入することで、患者さんの口腔ケアへの意識向上につなげられたら理想だなと思います。

杉本先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！

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駿河デンタルオフィス

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