歯科のサブカルテとは？紙の場合の問題点とデジタル化のメリットを解説

2024年2月26日

歯科医院におけるサブカルテとは、詳細な患者情報を院内に共有するための重要なツールです。しかし、そのサブカルテを紙で管理することにはいくつかの課題が挙げられます。この記事では、サブカルテの意味や課題となるポイント、デジタル化のメリットについて解説します。

歯科医院におけるサブカルテとは

サブカルテとは、歯科医院で利用される重要な資料の一つです。これは患者さんの詳細な治療記録、診察の経過、特記すべき事項など、カルテの情報を補足する役割を持ちます。

歯科のサブカルテは、個々の患者さんに対してカスタマイズされた治療計画や、医師やスタッフが覚えておくべき特別な注意点を記録するためのツールとして、また、患者さんの疑問や要望を記載しておくものとしても使用されます。

このような役割を持つサブカルテは、院内において効率的かつ正確な共有を求められます。そのためにはサブカルテのデータをデジタル管理することが効果的ですが、歯科医院のなかには紙で管理されているケースも多く見受けられます。

紙のサブカルテの課題3つ

紙のサブカルテには、下記のような課題が挙げられます。

①保管スペースを確保しなければならない

すべての患者さんのサブカルテを紙で管理するとなると、それらを保管するスペースを確保しなくてはなりません。また、保管場所を確保できたとしても、いずれそのスペースが埋まる頃には拡充する方法を考える必要があります。

②喪失リスクがある

紙資料は火災や水害などの自然災害による損失リスクが高く、重要な患者情報を喪失してしまう可能性があります。また、院内で持ち歩く際にどこかに置き忘れてしまうなど、ヒューマンエラーによる紛失の可能性も十分に考えられます。

③院内での共有が効率的に行われない

紙で管理されているサブカルテは、主に以下のような場面において院内共有が非効率と考えられます。

・大量のサブカルテから探し出すとき

大量の紙のサブカルテを保管している場合、そのなかから特定の患者情報を探し出すことは時間を要する作業になります。

・手書きメモが読みづらいとき

人の手によるメモとなると、人によって文字の書き方にクセがあったり、急いで走り書きをしていたりと読みづらい場合があります。

・複数人で内容を確認したいとき

複数名で患者情報を確認したい場合、1部のサブカルテを全員が確認することは難しくなります。

・保管場所まで距離があるとき

サブカルテが手元にない場合、保管場所まで取りに行かなくてはなりません。また、サブカルテを持ったままの移動が大変な場面もあります。

サブカルテ管理をデジタル化する4つのメリット

以上から、サブカルテを紙で管理する場合の問題点がお分かりいただけたのではないでしょうか。

それらを解決するには、サブカルテの電子化、つまり管理業務のデジタル化を進めることが非常に効果的です。ここからは、サブカルテをデジタル化することによるメリットを解説します。

メリット1：保管スペースが削減できる

サブカルテが電子化されることで、紙のサブカルテを保管するために不可欠だった物理的なスペースを大幅に削減できます。PCやiPadなど1台のデバイスで管理が完結するため、保管のための場所を要しません。

メリット2：データの安全性が高まる

サブカルテが電子化されることにより、高度なセキュリティ対策で保護することができます。不正アクセスやデータ漏洩のリスクを大幅に減少させ、患者情報を安全に管理することが可能です。また、バックアップ機能により、データの損失・喪失リスクを軽減できます。

メリット3：院内での情報共有が効率化される

電子サブカルテシステムは、医院内での情報共有を大幅に向上させることができます。手元のデバイスだけで、複数人でも特定の情報に素早くアクセスできます。デジタルで入力された文字であれば、文字が読みづらく解読できないという事態も発生せずに済みます。

メリット4：患者サービスの質が向上する

紙のサブカルテ管理の課題を改善する以外にも、患者サービスの質を向上できるというメリットが存在します。

サブカルテのデジタル管理で作業が効率化されれば、患者さんの待ち時間を減少させ、より迅速な治療提供が可能になります。また、患者さんの治療歴や特別なケアが必要な情報などを瞬時に確認できるため、患者さんに合った高品質なケアを提供することができます。

サブカルテをデジタル管理するなら「Medical Box Note」がおすすめ！

ここからは、サブカルテを電子化するのにおすすめのツール、「Medical Box Note」をご紹介します。

Medical Box Noteとはサブカルテを電子化するためのツールで、歯科医院の業務管理システムである「Apotool＆Box」のオプション機能です。

診療録や治療計画書など、診療にまつわる書類をiPadから作成・記録・管理できます。

クラウド上での管理となるため、外出先や訪問診療先、遠く離れた分院のカルテもすぐに閲覧可能です。

このMedical Box Note最大のポイントは、Apotool＆Boxの予約情報と連携することで、患者さんの予約・来院状況と紐づけた状態で書類を閲覧できることです。これにより、従来のカルテ出しや書類を探す手間が削減されます。

また、Apotool＆Box内の画像・動画管理機能「Medical Box」に保管する診療画像（レントゲン画像、口腔内写真など）を参照・引用しながらわかりやすい診療の記録を残せます。

Medical Box Noteの概要については以下の動画でわかりやすく解説しています！あわせてご覧ください。

また、実際にMedical Box Noteを導入しているデンタルクリニックアレーズ銀座中村茂人先生の事例を公開しています。ぜひ併せてご覧ください。
画像管理とサブカルテの記録・管理の効率化により業務負荷の低減を実現 | デンタルクリニックアレーズ銀座

Medical Box Noteの機能

Medical Box Noteの主な機能は以下の通りです。

患者さんの予約・来院状況と連携

Apotool＆Boxの予約・来院情報と連携し、予約一覧から必要なサブカルテを簡単に開けます。従来のカルテファイルに対する「探す」「出す」「戻す」といった作業から解放されます。

紙のサブカルテの取り込みが可能

これまで使用していた紙のサブカルテを取り込んで、そのままiPad上で使うことができます。新患用や自費診療用など、用途に合わせて歯科医院様独自のセットを作成することも可能です。

記録の質を上げる補助機能を搭載

ペン、マーカー、テキストボックス、消しゴムといった、記録を柔軟に行うための機能を搭載しています。さらに、病名に紐づいた処置名の入力、定型文の登録、スタンプでのイラストなど、詳細かつ分かりやすい記録を叶える機能を用意しています。

Medical Box Noteで実現できること

Apotool＆BoxとMedical Box Noteを利用することで、予約情報や患者の診療に関わる画像・書類等をクラウド上で一元管理できます。これにより、次のような業務効率化が実現します。

従来のカルテ出しが不要となる

従来は、来院予定の患者さんのカルテを事前に保管場所から取り出しておき、診療時には診療室へ持っていくといった作業が必要でした。

Medical Box Noteでは、iPad上で予約一覧から患者さんのサブカルテを閲覧できるので、カルテを保管場所から探す、戻す、受け渡すといった作業が不要になります。

スタッフ間の情報共有がしやすくなる

紙のサブカルテの場合、複数人のスタッフが同時に内容を確認することは困難です。しかし、Medical Box Noteはインターネット環境を通じて複数スタッフの同時アクセスが可能です。

同時アクセスによりスタッフ間の情報共有が効率化され、患者さんへの迅速かつ一貫したケアが可能になります。

ペーパーレス化を実現できる

Medical Box Noteを導入することで、患者さんの診療にまつわる書類をペーパーレス化できます。紙の使用を減らすことで、紙のコスト削減はもちろんのこと、保管に必要なスペースが不要となるため、そのスペースの有効活用が可能です。

情報の安全性が高まる

Medical Box Noteでサブカルテが電子化されることにより、情報の安全性が高まります。クラウド管理のため、災害時のリスク管理の観点からも安心といえます。

他サービスとの連携でもっと便利に！

Medical Box Noteは、Apotool＆Boxの他機能との連携でさらに便利にご利用いただけることも特徴です！詳しくは下記にお問い合わせください。

Apotool＆Boxのサービス詳細資料をダウンロードする

今ならIT導入補助金を利用してデジタルサブカルテ「Medical Box Note」を導入できます！

弊社は、経済産業省が推進する「IT導入補助金2024」において、IT導入支援事業者に認定されました。これにより、歯科医院様が「Apotool&Box」および「Medical Box Note」を導入いただく際、導入費用の最大2分の1の補助を受けることができます。
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