Web予約は今や「できて当然」！歯科医院でも実施するべき理由とは
目次
Web予約は「できて当然」な時代に
フィットネスクラブや各種教室、レッスンなどを行っている施設、美容院など…今や多くの店舗サービスでの予約作業は、Webでの操作が常識となってきています。従来主流だった電話や対面での予約では、対応できるのが店舗の営業時間内に限られ、予約の重複を防ぐためにはスタッフの手間が必要でした。
しかし、Web予約であれば24時間365日予約が可能かつ、予約の重複を自動的に防ぐこともできます。スマートフォンの普及率が90％以上に達しているなかで、Web予約はお客様にとって身近な存在となり、様々な業種・店舗・シーンで活用されています。
参照：【モバイル】スマートフォン比率96.3%に：2010年は約4％ ここ10年で急速に普及(2023年4月10日)｜レポート｜NTTドコモ モバイル社会研究所
こういった流れや状況からも、あらゆる店舗サービスと同様に、歯科医院でもWeb予約にニーズが高まってきています。
一方、Web予約を実施するには、すべての予約状況を管理するための予約システムが必要となります。その予約システムの導入そのものに不安があり、躊躇している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、予約システムの導入がもたらすメリットをご紹介し、そのうえで、なぜWeb予約の導入が予約業務の効率化や成功につながるのかを探ります。
予約システムの導入で実現できること
まずはじめに、Web予約を実施するために必要不可欠な、予約システムの導入によって実現できることについてお伝えします。
なお、ストランザでご提供しているApotool&Boxの予約管理機能は下記のような画面で構成されています。
顧客情報の収集と活用
予約システムを導入すると、診療予約された主訴や患者情報をシステム内に蓄積することができます。
そのため、例えばその情報を活かしたキャンペーンをうったり、患者様の要望を分析してサービスの向上点を見つけることも可能となります。
これにより、顧客満足度向上に向けた戦略を展開し、定期検診率のUPや口コミの拡散が期待できるでしょう。
予約スケジュールの自動調整
予約システムは、登録したい予約が重複しないよう、自動的にスケジュールを管理することができます。そのため人為的なエラーを最小限に抑え、誤った予約や二重予約を回避します。
予約状況が瞬時に把握できるようになるため、スタッフのシフト調整や配置がスムーズに行え、サービスの品質向上を図ることができます。また、急な変更にも対応することが可能です。
Web予約を実施すべき理由
予約システムを導入することで、「顧客情報の収集と活用」「予約スケジュールの自動調整」が叶うことが分かりました。
それらの機能をベースにしたうえで、Web予約を実施すると次のようなメリットを得ることができます。
なお、ストランザでご提供しているApotool&BoxのWeb予約機能は下記のような画面で構成されています。
Apotool&BoxのWeb予約機能は、近日中のアップデートを予定しております。
改修内容についても追って告知しますので、ぜひ楽しみにお待ち下さい。
予約作業を圧倒的に効率化できる
予約の受付を従来の電話で受けた場合、患者様のお名前を伺ったり、顧客台帳を確認したり、初めての患者様であれば連絡先を聞いたり…と、多くの工程を辿ることになります。 しかし、Web予約であればスタッフはこのような複雑な電話応対から解放され、単純な「予約スケジュールの確認作業」だけで済むようになります。
予約確定に要する時間も、電話予約の場合は10分以上かかりますが、Web予約なら1分少々で完了です。
お客様の予約時のハードルを軽減できる
近年、若者世代を中心に「電話恐怖症」が急速に広がっており、予約のために電話をかけることが心理的なハードルとなる傾向にあります。Web予約ではお客様が電話をかける必要がないため、電話に不安を感じる人でも手軽に予約を行うことができます。
そのため、電話が苦手なために予約を諦めていた患者層の取り込みを増加させることが期待されます。
24時間365日、いつでも予約可能
医院の規模にもよりますが、タイミングによってはスタッフが電話に出ることが難しいことがあります。
電話に出られないことは、スタッフと患者様の双方でイライラが募ったり、患者様はつながらない電話で予約を諦めたりと、ネガティブな結果を招いてしまうでしょう。
しかし、予約システムを活用したWeb予約なら、患者様を電話で煩わせたり、予約を諦めさせることなく、スムーズかつ円滑な予約手続きが可能になります。
電話の呼び出し音が減らせる
電話の呼び出し音が鳴ることで、院内の患者様とのサービスが中断されることはありませんか？
特に診療で来院する患者様など、リラックスできる雰囲気が求められる医院では、電話の呼び出し音が患者様の気分を害する要因となる可能性があります。
Web予約を実施することで、院内の雰囲気を電話の呼び出し音で壊すことなくサービスを提供できます。その結果、患者様の満足度が向上し、また医院にも好印象を抱くことが期待できるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
もちろん、Web予約にはメリットだけでなくデメリットも存在します。
例えば、下記のようなものです。
- そもそも予約システムが使いこなせない
- アナログ世代を取りこぼす可能性がある
- キャンセルされやすくなる
このようなデメリットには
- サポート体制が充実したサービスを選び、サポートセンターを積極的に活用する
- アナログ世代でも実は多くがインターネットを使いこなしているため、初期の丁寧なフォローで取りこぼしを防ぐ
- キャンセル常習者のリストアップやリマインドの徹底
などといった対策の工夫を行うことで、患者様との円滑なコミュニケーションを確保し、サービスの質を向上させていくことが重要です。
Web予約にはデメリットもありますが、医院側はもちろん、患者様にもそれを上回るメリットがあります。
もしまだ貴院でWeb予約を取り入れていないようであれば、ぜひ実施をご検討ください。
なお、ストランザの提供する予約管理システム「Apotool&Box」には、Web予約機能を標準搭載しています。既に約2,500院もの歯科医院様にご利用いただき、効率的な予約受付を実現されています。
このWeb予約機能は現在、大幅なリニューアルに向けて鋭意準備中です。
次回以降のコラムでは、どのような機能アップデートとなるかをお伝えいたしますので、ぜひ楽しみにお待ち下さい！
- Apotool & Box サポートセンター
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