【特集：サブカルテ電子化】4つの成功事例から学ぶ！Medical Box Note導入のリアル
はじめに
こんにちは！コラム担当のTです。
新年が明けましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。
さて、歯科医院のみなさまの中には「サブカルテの電子化、気になるけれど…なかなか一歩が踏み出せない」。そんな風に考えている方も多いのではないでしょうか？
紙で作成するサブカルテは、どんどん増えていきますよね。保管スペースも取るからカルテ庫が逼迫するし、事あるごとに探すのも戻すのも大変で、気が付いたら棚がぎゅうぎゅう、ごちゃごちゃ…なんてこともあるはずです。
近年は“DX”という言葉を耳にする機会も増えましたが、「サブカルテをデジタルで運用するなんて、自分たちの医院でも本当にできるのかな？」と感じてしまう気持ちもおありでしょう。
そこで今回は、Apotool&Boxがご提供する「Medical Box Note」を使って、サブカルテの電子化に成功された4つの歯科医院さまをご紹介します。
それぞれの医院さまがどんな工夫をされ、どんな手順で電子化を進めていかれたのか。とても具体的に語ってくださっているので、「こういうやり方ならうちでもできそう！」と思えるヒントがきっと見つかるはずです。
各医院様の詳細は各リンクの導入事例ページでご確認いただけますので、本コラムでは概要を掲載させていただきます。
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サブカルテ電子化に成功！4医院さまの成功事例
1. エムズ歯科クリニック様（東京）
エムズ歯科クリニック様では、紙のサブカルテがかなりの量になっておられました。そのため、日々のカルテ出しや保管の手間が大きな負担になっていたそうです。
電子化を進めるにあたっては「全てのサブカルテをスキャンするのは現実的じゃない」という結論に至られ、過去のカルテはあえて取り込まない という割り切った方針を採用されました。
移行はとてもシンプルで、半年ほどは紙と電子を併用しながら、来院された患者さんから順にサブカルテを電子化。未来院の患者さんのカルテについては保管期間を過ぎれば破棄するというルールで、無理なく移行を進めていかれたそうです。
プロジェクトは事務長様と受付スタッフの方が中心となって丁寧に準備され、「まず導入すると決めてから、どう進めるか考える」という前向きな姿勢で取り組まれました。
その結果、カルテ探しの時間がほぼゼロになり、院内業務がぐっとスムーズに。「紙カルテには絶対に戻れません」というコメントもいただきました。
2. たぼ歯科医院西口様（埼玉）
たぼ歯科医院西口さまは、もともと院内DXを前進させたいという方針をお持ちで、「電子サブカルテを導入したい」という明確な目的があったそうです。
以前お使いだった予約システムにはサブカルテ機能がなかったため、サブカルテ機能「Medical Box Note」が付帯しているApotool&Boxへの乗り換えを決断されました。サブカルテの電子化だけでなく、自動精算機との連携や経営分析機能の活用など、受付まわりから経営管理まで 医院全体の運営効率化を視野に入れて導入されました。
Medical Box Noteの導入にあたっては、外注業者も活用しながら紙のサブカルテの電子化を進められました。スタッフへの周知や教育など苦労された点もあったそうですが、導入後は関連業務全体のスピードや効率が格段に向上したことを実感されています。
3. 水戸さくら通り歯科様（茨城）
水戸さくら通り歯科さまでは、紙のサブカルテの量が膨大になり「探す・戻す」の作業にかなりの時間を取られていたそうです。自費診療のサブカルテが混在して管理が複雑になっていたことも、大きな課題でした。
そこで思い切って 1週間の休診期間を確保し、全スタッフで紙カルテの一斉スキャンに取り組む という大胆な方法を採られました。スキャナーを複数台用意して、スタッフ同士がペアになり、「仕分け担当」「スキャン担当」と役割分担をしながら進めていったそうです。
タブレットの利用に慣れているスタッフが多かったこともあり、導入後の運用もスムーズに受け入れられたとのこと。情報の検索性が上がり、iPad1台で業務が完結する現在は、スムーズなサブカルテ運用を実現されています。
4. はぐみの杜デンタルクリニック様（千葉）
はぐみの杜デンタルクリニックさまでは、サブカルテの前日準備と当日の後片付けに約1時間ほどかかってしまっていたそうです。
そのような業務負担に加え、院内レイアウトの変更に伴うスタッフ動線を検討されたことにより、Medical Box Noteの導入を決断されました。
紙のサブカルテの移行にあたっては、患者さんごとにパターン分けして取り組んだことでスムーズに進行し、最終的には半年かからずに約8,000人分のサブカルテの移行を完了することができたそうです。
現在はカルテスペースに足を運ぶ必要がなくなり、院内の業務効率が大幅に改善。1時間かけていた準備〜片付け作業もゼロに。院長の角田先生からは、サブカルテの電子化は「絶対にやった方がいい」と力強いお言葉をいただきました。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
ご紹介した医院さまの例を参考に、ぜひ迷っている医院さまには一歩を踏み出していただければ幸いです。
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なお、紙のサブカルテを電子化するテーマにおいては、過去に開催したセミナー「紙カルテの山、もう怖くない！Medical Box Noteで実現するスムーズな電子化と他院事例の紹介」でも詳しく解説しています。
ぜひご参考ください！
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