歯科医院の業務効率化がうまく進むと、患者さんやスタッフ、そして医院の経営にとって大きなメリットをもたらします。この三方良しの状態を実現するためには、業務の効率化が鍵となります。

本記事では、歯科医院の業務効率化がどのように利益率の向上に寄与するか、その改善点とすぐに取り組める具体的な手法をご紹介します。業務の効率化を通じて、歯科医院がより安定した経営基盤を構築するためのヒントをご提案します。

歯科医院における業務効率化のメリットとは

歯科医院の業務が効率化されると、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか？それぞれ詳しく見ていきましょう。

歯科医院の経営メリット：売上向上と経営安定化

業務の効率化は、収益の向上に直結します。業務が円滑に回るようになることで、ユニット稼働率が上がり、より多くの患者さんを受け入れやすくなります。それに伴い売上高を押し上げることでしょう。

また、業務が効率的に回れば、スタッフの残業時間が削減し、人件費の節約にもつながります。このように業務の効率化は短期的な収益向上だけでなく、長期的な経営の安定にも寄与するといえます。

歯科医院の経営メリット：業務クオリティの向上

業務が効率化されることで、スタッフの業務負荷は軽減していきます。ゆとりが生まれることで一つ一つの業務を落ち着いて、より丁寧に行えるようになるので、ミスの発生が防げるようになります。

また、日頃から改善したいと思っていた事象に対して取り組める余裕が出てきたりと、これまでよりも業務の質を高めることにも繋がります。

患者さんへのメリット：満足度向上と待ち時間の短縮

業務効率化によって診療がスムーズに進み、診察の待ち時間が短縮されることで、患者満足度が高まります。また、待ち時間の短縮は、患者さんが余計なストレスを感じずに済み、通院へのハードルが軽減することでしょう。

効率化された業務フローは、患者さんへの細やかな対応を可能にし、結果として医療サービスの質の向上に貢献します。

スタッフへのメリット：業務負担の軽減

適切な業務の分担により、スタッフの業務負担が軽減し、ストレス・疲労の解消につながることが期待できます。そうすることで、スタッフが精力的に業務に取り組めるようになるでしょう。また体調不良による欠勤なども防げます。

結果として、院内にポジティブな循環が生まれ、さらなる業務効率化も期待できるでしょう。

【歯科医院の業務効率化を阻害する】改善点4つ

歯科医院での業務効率化を進めるにあたっては、ハードルとなるポイントもいくつか存在します。改善すべき4つの事案を解説しますので、該当するものがないかどうか確認してみましょう。

改善点1：スタッフ間のコミュニケーション不足

コミュニケーションの欠如は、歯科医院の業務効率を大きく阻害する要因となり得ます。院長とスタッフ間でのコミュニケーションが不足してしまうと、情報伝達の滞りを招くからです。

曖昧な指示や整理されていない情報は、受け手の正確な理解を妨げ、重要な情報の伝達ミスにつながります。また、そもそも情報を受け取れないといった可能性すらあるかもしれません。

効率的に業務を行うためには、スタッフ間で必要なコミュニケーションが適切に行われることが非常に大切なポイントです。

改善点2：人手不足な状態での業務対応

医院の規模や業務量に対して、人手が不足している状態だと、受付業務や院内業務におけるスタッフの負担が大きくなります。

また、スタッフの数が少ないと、トラブルが発生した際に対処する手段が限られてしまうため、院内での課題共有や解決策の練り直しに必要な時間が不足することも問題です。

結果として、スタッフが一人で課題を抱え込むことが増え、モチベーション低下や早期退職リスクの増加につながる恐れもあります。

改善点3：院長の業務理解の欠如

院長である歯科医師は、しばしば診療に関する業務に集中する傾向があり、受付やその他ルーティン業務への理解が不足してしまうことがあります。

院長が治療以外の日常的な業務について把握できていなければ、適切な改善策を見出すことができません。そのため、院内全体の業務について理解しておくことが大切です。

改善点4：業務の優先順位における一貫性の欠如

歯科医院では多くの業務が同時に行われることが一般的ですが、その中でどの業務に優先順位を付けるかが難しいと感じるスタッフも少なくありません。

院内で業務に関するルールや方針が明確に共有されていない場合、スタッフ間でタスクの優先度をどのように認識すべきかが一貫していないことが課題となるでしょう。

診療エリアの業務効率化を図る4つの方法

前述した改善点を解消するためには、適切なコミュニケーションや業務への理解、業務分担が重要です。まずは、診療エリアにおける具体的な業務効率化の手法を見ていきましょう。

診療効率化の方法1：スタッフの人員を最適化する

適切な人員配置は歯科医院の効率化に不可欠です。常に人手不足ではスタッフの負担が増大し、早期退職につながるケースもあるでしょう。採用してもすぐに辞めてしまうスタッフが出てきてしまうことになり、結果的に人件費が増加することが想定されます。

歯科医院の経営方針や診療内容によって、来院する患者さんの数や診療にかかる時間が異なるため、理想の人員数は一概にはいえません。しかし、歯科医院の売上と人件費のバランスを考慮し、診療内容や患者層に応じて、適切な人員配置を検討することが大切です。

診療効率化の方法2：歯科器材や診療室まわりのデジタル化を行う

歯科医院の業務効率化にあたっては、歯周検査記録や口腔内写真などのデジタル化が効果的です。

例えば、デジタルレントゲンを導入することにより、画像の取得が即時可能となり、診断時間の短縮に貢献します。さらに、歯科用CTや口腔内スキャナー、ミリングマシーンによるCAD/CAMシステムの導入も業務効率化に効果的です。

これらのデジタル化により、治療時間を短縮するだけでなく、診断精度を向上させることも期待できます。患者さんからの信頼を築き、歯科医院の評判を向上させる一助にもなるでしょう。

診療効率化の方法3：歯科器材のディスポーザブル化に努める

歯科医院では、使い捨て可能な器材を積極的に採用することが推奨されています。ディスポーザブル化により、洗浄や消毒の手間が省け、スタッフの作業効率改善に繋げられます。

例えば、紙製のトレーや使い捨てグローブ、患者さんのお口の中に使用する器具にディスポーザブルカバーなどを使用することで、診療時の衛生面を清潔に保ちつつ、作業効率を高めることが可能です。

これは、患者さんにとっても気持ちの良い診療環境を提供することに繋がり、顧客満足度を高める要因となります。

診療効率化の方法4：スタッフ間の役割分担を明確にさせる

スタッフ間の役割分担を明確にすることで、チームの連携を図り、効率的な業務遂行が可能になります。

例えば歯科衛生士が専門業務に集中できる環境を整えるためには、歯科助手に対して歯科衛生士でなくても行える業務を徹底的に任せることが重要です。チェアーの消毒や片付け、滅菌など、本来歯科衛生士が受け持つ必要のない業務を担っていた場合には、改めて誰が何を担当すべきかを見直すことをおすすめします。

ただし、人手不足の状況であればスタッフそれぞれが様々な業務を担わなければならないケースも多々あるでしょう。その場合には、お互いの現在の役割を明確化し、整理しなおすだけでも業務の連携は強化され、効率化に繋げることができます。

受付エリアの業務効率化を図る3つの方法

次に、受付エリアにおける業務効率化の手法を解説していきます。

受付業務効率化の方法1：受付業務に専念できるスタッフの配置

歯科医院では受付業務の専任スタッフを配置できる体制を整えることも効率化の方法の1つです。歯科助手が診療室の補助と受付業務を同時にこなすケースもありますが、急患の対応や予約管理、電話対応など受付業務は非常に煩雑です。

したがって、そのような煩雑かつ慎重な業務に対して熟知し、慣れている人材に任せる方がオペレーションが円滑に回るケースが多いでしょう。診療室内での補助と受付業務、この2つの業務の明確な分担により、業務効率を向上させることができます。

受付業務効率化の方法2：窓口業務のデジタル化

窓口業務のデジタル化は、業務効率化の効果的な方法の一つです。

具体的には、予約管理や集計業務がPC1台で完結できたり、さらには自動釣銭機の導入によりキャッシュレス化、ペーパーレス化などを実現できます。デジタル化により、これまで紙で管理していたり、手作業で進めていた全ての業務がスムーズかつ正確に行われるようになります。

導入からしばらくは慣れるのに時間を要することと思いますが、将来的な業務全体の効率化に向けては、必ず意味のある投資となるでしょう。

受付業務効率化の方法3：受付業務のマニュアル化

受付業務は、全スタッフが一通り行える体制を整えることが重要です。
前述したとおり、専任スタッフを配置する一方で、基本的な受付業務についてはスタッフ全員が経験することで理解が深まります。患者さんに突然の対応を求められた際にも、迅速に対応できます。

また、受付担当者しか把握していない情報も少なくありません。定期的な院内ミーティングを通じて情報共有を図り、チーム全体で受付業務に関する問題意識を高めることが大切です。

経営効率化のヒント：歯科医院の利益率向上に向けたアイデア5つ

歯科医院の経営に携わる方々にとって、利益率の向上は自院の長期的な成功に不可欠です。以下のアイデアを活用して、経営の安定と成長を目指しましょう。

利益率向上のアイデア1：幅広い治療と患者層を受け入れる

さまざまな患者層と幅広い治療に対応できる体制を整えることは売上の拡大につながります。
売上拡大のためには、1つの歯の治療をきっかけに、その後の継続的なケアや新たな提案でお口の健康を総合的にケアするアプローチが重要です。この取り組みは、患者さんが自費治療に興味を持つきっかけともなり、さらなる収益率向上が見込めます。

また、一人の患者さんが満足度を高めてくれれば、口コミで新たな患者さんを紹介してくれる可能性もあります。一人の患者さんの周りには何十人もの潜在顧客がいると考え、患者さんの期待に応える幅広い治療内容や細やかなケアで顧客層を拡大しましょう。

利益率向上のアイデア2：自費治療を積極的に取り入れる

歯科医院の経営を安定させるためには、自費治療の提供が鍵となります。自費治療は、保険治療と比較してより高い利益率をもたらすため、自費治療を積極的に取り入れることが経営の安定に寄与します。

患者さんには保険治療と自費治療のメリット・デメリットをわかりやすく説明し、保険治療では治療できる選択肢が限られていることを丁寧に伝えましょう。

さらに、スタッフ全員が自費治療に関する知識を持ち、患者さんからの質問に迅速に対応・提案できるよう、教育とリーフレットなど各種資料の準備を徹底します。自費治療を充実させることで自院の価値を高め、患者さんの満足度を向上させることにもつながります。

利益率向上のアイデア3：売上と経費の管理の徹底

歯科医院の利益率を高めるためには、売上と経費の管理を徹底することが必要です。売上と経費の内訳をきちんと分析し、伸ばすべき売上はどこか・削るべき経費はどこかを見定め実行に移すことで、利益率の向上を目指します。

特に、家賃や光熱費、リース料などの固定費は見直しの余地があります。これらの経費を抑えることで、より安定した経営を実現できるでしょう。

利益率向上のアイデア4：目標の利益率をスタッフに共有する

具体的な利益目標に基づいた経営戦略を策定し、スタッフ全員がその目標に向かって協力し合える環境を整えましょう。単に利益率に焦点を当てるのではなく、自院の独自性や理念を明確にし、差別化を図ることも重要です。

目標達成に向けてスタッフ全員が一体となって取り組めるよう、戦略を具体化し、逆算して計画を進めていきましょう。

利益率向上のアイデア5：集患の効率を上げる

集患を強化するためには、広告戦略を多角化することが効果的です。チラシやその他の紙媒体広告だけでなく、ホームページやSNSなどのWeb広告も積極的に活用することが推奨されます。

特に、ホームページの作成は基本中の基本です。ホームページが見つからなければ他院へ患者さんが流れてしまう可能性も高く、必須の集患対策といえます。

ただ患者さんを集めるだけでなく、そのためのコストを最小限にすることが利益率向上に繋がります。自院に合った集患の手法を見定め、効率的に患者さんを増やしていきましょう。

まとめ：歯科医院の業務効率化は経営の安定につながる

歯科医院の業務効率化におけるメリットや具体的な方法、利益率の向上に向けた施策についてお伝えしました。

歯科医院の業務効率化は、患者さんの満足度向上、スタッフの業務負担軽減、そして何より経営の安定化に直結します。デジタル化の推進、適切な人員配置、役割分担の明確化など、自院に合ったアプローチで業務効率化を図りましょう。

特に、歯科医院のデジタル化は業務の効率化を促進する効果的な施策です。クラウド型システム「Apotool & Box」を活用すれば、予約管理や情報管理をスマートに行い、受付業務の負担を軽減できます。

Apotool & Boxについて詳しく見る
これらによって、歯科医院は利益率の向上を目指すことができます。歯科医院の明るい未来に向けた重要な戦略として、業務効率化を進めていきましょう。

Apotool & Box サポートセンター

平日 10:00~18:00
Tel：03-6403-4880
お問い合わせフォームはこちら