歯科医院の内覧会は、開業前に地域住民と信頼関係を築くための重要なイベントです。この記事では内覧会の目的やメリット、準備方法や効果的な周知の仕方などについて詳しく説明します。

歯科医院開業時の内覧会とは

内覧会は、歯科医院の正式な開業・オープン前に地域住民や関係者を招待し、院内を公開するイベントです。具体的には歯科医院の内装や治療で使用する機器、治療内容等を紹介し、来場者に直接医院の雰囲気を体験してもらうことができます。

一般的に歯科医院の内覧会は、新規開業時や移転開業の際に行われることが多いです。歯科医師にとっては、地域住民や潜在的な患者に開業を周知し、集患する絶好の機会といえます。

歯科医院開業時の内覧会の目的

歯科医院の内覧会の主な目的は、開業前から医院の存在を地域住民に知らせることです。そして将来的に顧客となり得る来場者に対して、取り扱う治療内容やアプローチを詳しく説明することで初診のハードルを下げることができます。

また歯科医院開業時の内覧会では、地域に根差したメディアを招くことで、マスメディアにおけるPRにもつながります。

歯科医院開業時の内覧会のメリット

歯科医院の開業前に内覧会を開催することには、複数のメリットがあります。

地域への認知度向上

開業時の内覧会には、新しい歯科医院が地域に開業することを広く知らせることができるというメリットがあります。

ホームページや広告等でも同じく開業を周知することができますが、直接院内を見てもらうことでより印象付けることができます。

また地域住民に直接医院を見てもらうことで、口コミによる宣伝・紹介も期待できます。これにより、内覧会当日に来場しなかった層に対しても間接的にアプローチすることができるのです。

潜在患者との信頼構築

内覧会では直接院内を見せたり対面で説明できたりするため、将来的に患者となり得る地域住民と早期から信頼関係を築けるというメリットもあります。

院内の雰囲気や治療内容だけでなく、歯科医師・スタッフが親しみやすい印象を与えることができれば、正式な開業後の患者獲得につながるでしょう。歯科医師やスタッフの人柄というのは、広告や文字等ではなかなか伝わらないものです。

また内覧会当日に良好な関係を築くことができても、時間が経てば経つほど患者の受診意欲は下がっていくものです。これは歯科医院に限ったことではありません。そのため内覧会当日、その場で初診予約を取得できるようにしておきましょう。これにより「開業初日の患者0人」を防ぐこともできます。

開業前のフィードバック獲得

正式に開業した後は、歯科医師と患者はあくまで「治療する側と治療を受ける側」になってしまい、患者は不安や悩み、要望等をなかなか伝えることができません。

しかし歯科医院開業前の内覧会では、来場者から直接フィードバックを得られるというメリットがあります。フィードバックを得る方法としては以下のようなものがあります。

• 内覧会当日、会話の中で自然と聞き出す
• 内覧会当日あるいは参加後に、アンケートに回答してもらう
• 内覧会当日あるいは参加後に、口コミサイトに投稿してもらう　など

正式な開業前に地域住民の率直な声を聞けることで、開業準備に活かすことが可能です。患者の潜在的なニーズや懸念も聞けるかもしれません。

なおアンケートへの回答や口コミサイトへの投稿は、患者側にも手間や時間といった負担が少しかかります。そのため「アンケート回答でカウンセリング無料」等といった報酬を用意しておくと、取り組んでもらえる可能性が高まります。

歯科医院開業時の内覧会の準備方法

効果的な内覧会を実施し、成功するための具体的な準備手順を解説します。

1. 内覧会開催の目的を具体的に掲げる

歯科医院開業時の内覧会の成功は、その目的と内容を明確にすることから始まります。

まず、内覧会を開催する目的を定義します。例えば以下のようなものです。

地域住民に関する目的の例

• 地域の患者層をおおむね把握すること
• 地域における幅広い世代と良好な関係を築くこと
• 新患を獲得すること
• 当日の来場者から紹介を得ること　など

自院に関する目的の例

• 開業初日に向けてポジティブな口コミ投稿を得ること
• 自院の特長である特定の治療・技術を紹介して魅力的な医院と思ってもらうこと　など

抽象的なものではなく具体的な目的を掲げておくことで、内覧会の内容決めや、当日の来場者との会話もスムーズに進めることができます。

2. 内覧会の内容を決定する

次に、内覧会の具体的な内容を検討します。例えば以下のようなものです。

• 自院の特長である最新機器・技術のデモンストレーションを実施する
• スタッフ一人ひとりを紹介するセッションを設ける
• 来場者参加型のアクティビティを実施する
• 医院に関するQ&Aセッションを設ける
• 当日、その場で来場後アンケートに回答してもらう　など

上記にあるように、当日は参加者が直接体験できる要素を取り入れると効果的です。以前のコロナ禍により、学会やセミナー等何でもオンラインで受けられる時代です。そんな中、参加型のアクティビティは「あえて現地に足を運ばないとできないこと」であり、盛り上がれば良い印象を強く与えることもできます。

このように内覧会の目的と内容を事前に細かく計画し、明確にしておくことでスムーズに進むでしょう。

3.開催日時の決定

歯科医院開業時の内覧会の日付は、地域のイベントや他の大型行事との重複は必ず避けましょう。そうでないと、潜在的な患者が他のイベントに行ってしまい来場できない可能性が高まります。

また内覧会は、実際に院内を見てもらうことに大きな意味があるため、正式な開業直前の時期が望ましいです。開業直前であれば開業の準備は概ね完了しており、院内環境も実際に近い形で整っているためです。

内覧会の時間帯は、地域住民が参加しやすい時間帯を選びましょう。具体的には、大型連休を避けた土日・祝日の10:00〜16:00ごろが適しています。大型連休や前後に連休がある日は、長期休暇を取りやすく旅行や帰省等で来場できない可能性が高まるからです。

なおやむを得ず平日に開催する場合は、夕方が適しているでしょう。一般的に仕事や学校から帰宅し、リラックスした時間帯であるため、参加につながりやすいと考えられます。

内覧会の開催日時が決まったら、当日現地対応するスタッフを確保しましょう。

4.当日のタイムテーブルを作成する

内覧会のスムーズな進行のためには、あらかじめ当日のタイムテーブルを作成することが不可欠です。タイムテーブルの作成では、以下のような項目について決めておきましょう。

• 内覧会の開始・終了時間
• 各アクティビティの開始・終了時間
• 現地対応スタッフのシフト・休憩時間　など

それぞれのデモンストレーションやプレゼンテーションが行われる具体的な時間を決めておくべきです。

＜歯科医院開業時の内覧会のタイムテーブル例＞

このタイムテーブルを事前に来場予定者に配布しておくと、当日の参加率や将来的に患者になる確率が高まると考えられます。

事前に詳細なプログラムを伝えることで、来場者が内覧会の内容に具体的な期待を持てるからです。逆に、プログラム内容が不明な場合、「院内を見るだけなら行かなくてもいいか」と判断されてしまう可能性があります。

またデモンストレーションや現地で体験できることについて知らせておくことで、来場者は興味のあるセッションを見逃さないよう確実に参加しようと思うかもしれません。

加えてタイムテーブルの作成は、当日現地対応するスタッフにとっても、何をいつまでに準備すべきか等が明確になります。

5.地域住民やSNS等で周知する

内覧会の内容が固まってきたら、積極的に告知を行いましょう。例えば以下のような方法で、地域住民に内覧会の開催を周知することができます。

オフラインでの周知

• 地域住民への直接的なチラシ配布
• 地域の施設におけるポスター掲示
• 地域に根差した雑誌やイベントで告知
• 地域住民に口コミや紹介で周知を依頼　など

オンラインでの周知

• SNSで歯科医院のアカウントを作成し継続的に投稿
• 歯科医院のホームページに掲載　など

6.ノベルティや配布物等を手配する

歯科医院開業時の内覧会でノベルティや記念品を配布することは、来場者に好印象を与えます。それだけでなく、歯科医院の情報を来場者に持ち帰ってもらうことができ、後日の来院につながる可能性を高めるメリットもあります。

ノベルティの例

• 治療情報が詳しく記載されたパンフレット
• 歯科医院のロゴが入った歯ブラシ
• 初診時に使える割引クーポン　など

歯科医院ついて書かれたパンフレットであれば、来場者は自宅に持ち帰って見返し、来院を冷静に検討することができます。歯ブラシ等実用的な物であれば、それを日常で使う度に思い出してもらうことができます。これが来院のきっかけとなる可能性も大いにあります。

また参加者が内覧会でもらったノベルティを自宅に持ち帰ることで、参加者の保護者や同居人へのアピールにもなります。あるいは内覧会後、直接自宅に帰るとは限りません。地域の集まりがあり、そこでノベルティが話題に挙がり他の地域住民らと一緒に見てくれるかもしれません。

配布物には歯科医院の連絡先やSNSの情報など、潜在的な患者が容易に歯科医院へ連絡できるようにしておくことが重要です。

まとめ

内覧会は、歯科医院開業後の経営を成功を左右する重要なイベントです。内覧会が無事終了し、正式な開業に至ってからも、患者の立場に立って受診しやすい環境を整えることは重要です。

例えばApotool&Box for Dentistを通じて診察券をアプリで使えるようにしたり、Webで問診票に回答できるようにしたり、キャッシュレス決済を行えるようにしたりすると、来院がスムーズになり患者は受診のハードルが下がるでしょう。このようなツールをあらかじめ導入しておけば、内覧会ではスムーズな運用を実現できる歯科医院として、患者さんへのPRに繋げられます。

ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

詳細はお問い合せください！

Apotool & Box サポートセンター

平日 10:00~18:00
Tel：03-6403-4880
お問い合わせフォームはこちら